Rundskriv

Endret av Arbeids- og velferdsdirektoratet, Ytelsesavdelingen og Seksjon for Personvern, informasjonssikkerhet og beredskap (ansvarlig for personopplysningsloven) 30.11.2012.

Tidligere endret av Arbeids- og velferdsdirektoratet, Juridisk seksjon 17.03.2009 (Ny lovbestemmelse med virkning fra 16.januar 2009) og av Arbeids- og velferdsdirektoratet, Fagstab ytelser, Ytelsesfaglig fellesseksjon 04.05.2011 (Rundskrivet til § 21-4a andre ledd er nytt og erstatter vedlegg 1 til § 21-4a)

Overordnede hensyn ved innhenting av opplysninger

Folketrygdlovens ytelser bygger på et prinsipp om at ytelsene kun skal gå til de som fyller vilkårene.  For å sikre legitimiteten av velferdsordningene og forvaltningen av disse er det nødvendig med kontroll, både av om vilkårene for en ytelse er oppfylt og om tilstått ytelse blir utbetalt i samsvar med vedtak. Arbeids- og velferdsetaten er i den forbindelse gitt lovhjemler for innhenting av informasjon og kontroll gjennom folketrygdloven § 21-4 og § 21-4 a.

Rammene for informasjonsinnhenting fremgår dels i folketrygdlovens bestemmelser og dels i forvaltningsloven og personopplysningsloven. Innhenting av opplysninger fra andre enn medlemmet innebærer et inngrep i personvernet. Dette øker viktigheten av at føringene, gitt i bestemmelsene om forholdsmessighet og nødvendighet, etterleves ved innhenting av opplysninger.

§ 21-4 gir Arbeids- og velferdsetaten rett til å innhente de opplysninger som er nødvendige for å vurdere om vilkårene for en ytelse er oppfylt eller har vært oppfylt i tilbakelagte perioder. Hvilke opplysninger som er nødvendig å innhente, vil være avhengig av om opplysningene skal anvendes i ordinær saksbehandling eller i kontrolløyemed. Selv om det er samme vilkårsvurdering som gjøres i ordinær saksbehandling og ved kontrollvirksomhet, krever kontrollbehandling innhenting av mer dokumentasjon. Behovet for innhenting av opplysninger i denne sammenheng oppstår som følge av at det er forhold i saken som gir grunn til å betvile om vilkårene for ytelsen er eller har vært oppfylt. 

Folketrygdloven § 21-4 kan benyttes av alle saksbehandlende enheter i etaten, se rundskrivet til bestemmelsen. Folketrygdloven § 21-4 a kan imidlertid bare benyttes av Arbeids- og velferdsdirektoratet og NAV Kontroll.

Generelt

For å avdekke trygdemisbruk er Arbeids- og velferdsetaten gitt utvidede lovhjemler i § 21-4 a for å innhente opplysninger i forbindelse med kontroll og å gjennomføre stedlig kontroll. Med kontrollhjemlene gitt i § 21-4 a følger det et større ansvar for å balansere hensynet mellom personvern og kontroll. Samtidig kan personvernet måtte vike for nødvendige opplysninger som kan bekrefte eller avkrefte en foreliggende mistanke, og derved sikre lovens intensjon om å bekjempe trygdemisbruk. I tillegg til Arbeids- og velferdsdirektoratet er det kun NAV Kontroll som er gitt myndighet til å benytte hjemlene i § 21-4 a.

Arbeids- og velferdsdirektøren har i brev av 17.02.2009 og 17.03.2009 gitt NAV Kontroll fullmakt til henholdsvis å gjennomføre stedlig kontroll og innhente opplysninger. 

§ 21-4a første ledd - Innhenting av opplysninger fra og om tredjeperson

Folketrygdloven § 21-4a første ledd gir hjemmel for å innhente opplysninger om stønadsmottakere fra andre enn de som er nevnt i § 21-4. I tillegg gir bestemmelsen hjemmel for å innhente opplysninger om andre personer enn stønadsmottakeren.

Bestemmelsen kan bare brukes på bestemte vilkår.  Det må foreligge «rimelig grunn til mistanke» om at det har skjedd eller vil skje urettmessige utbetalinger fra trygden, og opplysningene som innhentes må være «nødvendige» for å avdekke eller hindre denne type feilutbetalinger.

Rimelig grunn til mistanke

Mistanke om at det har skjedd eller kan skje urettmessige utbetalinger kan oppstå som en konsekvens av konkrete henvendelser fra tredjeperson, gjennom målrettede kontroller, opplysninger i den ordinære saksbehandlingen m.v.

I forarbeidene til folketrygdloven § 21-4 a, Ot. prp. nr. 76 (2007-2008), fremgår at vilkåret om "rimelig grunn til mistanke" ikke stiller krav om sikkerhet for at det har skjedd eller vil skje urettmessige utbetalinger. Det må imidlertid være forhold i saken som indikerer dette, og som taler for at man ser nærmere på saken.                                                                                                                       

Videre fremgår det at "rimelig grunn til mistanke" skal forstås på omtrent samme måte som "rimelig grunn til undersøkelse" i straffeprosessloven § 224 første ledd. I forarbeidene til denne bestemmelsen, Ot.prp. nr. 60 (2004-2005), sies det at det ikke kan oppstilles noe minstekrav for å iverksette etterforskning, men at det i tvilstilfeller kan være nyttig å vurdere tre momenter som stikkordsmessig angis som sannsynlighet, forholdsmessighet og saklighet. Det kan ikke utledes noe krav om at det er mistanke om at det allerede er begått en straffbar handling. Dersom det dreier seg om mindre alvorlige straffbare handlinger, bør det stilles krav om en viss sannsynlighet for at den straffbare handlingen begås eller er begått før etterforsking iverksettes. På den annen side må etterforsking kunne iverksettes på grunnlag av opplysninger om at noen er i ferd med å begå eller har begått en svært alvorlig straffbar handling, selv om sannsynligheten for at det er hold i opplysningene er meget liten.

I saker hvor det er mistanke om trygdemisbruk, må det foretas en tilsvarende avveining av de kryssende hensyn som gjør seg gjeldende i saken. Dersom den innledende vurderingen av forholdet og opplysninger innhentet fra etatens egne registre, indikerer at det kan ha skjedd eller vil kunne skje urettmessige utbetalinger, vil det foreligge rimelig grunn til mistanke og grunnlag for å vurdere ytterligere kontrolltiltak. Dersom det ikke foreligger slike forhold, skal hjemmelen ikke brukes til innhenting av opplysninger.

Nødvendige opplysninger

Arbeids- og velferdsetaten kan foreta etterkontroll av ytelser for å sikre at tilstått stønad blir utbetalt i samsvar med vedtak. Ved en slik kontroll har medlemmet plikt til å gi de opplysningene og levere de dokumentene som er nødvendige for at etaten skal kunne vurdere om retten til ytelsen har vært eller er oppfylt. Medlemmet har plikt til å bidra til å opplyse saken, se rundskriv til § 21-3.

Ved kontroll av stønadsforhold hvor det er mistanke om trygdemisbruk er vurderingstema i utgangspunktet det samme som i en vanlig stønadssak. Det er likevel den forskjell at etaten i slike tilfeller allerede har den nødvendige dokumentasjon i forhold til stønadsvilkårene, men ulike forhold gjør at det er grunn til å stille spørsmål om dokumentasjonen er korrekt. Det man trenger er nye opplysninger som kan belyse hvorvidt utbetalingen er rettmessig eller ikke. Dersom vilkåret om rimelig grunn til mistanke foreligger, ligger det innenfor rammene gitt i § 21-4 a å innhente ytterligere opplysninger fra og om en tredjeperson når det er nødvendig for å få belyst saken. Det må først gjøres en vurdering av de opplysningene en har tilgang til via NAV sine registre. Hvorvidt mistanken etter det er styrket eller svekket har betydning for om og evt. hvilke ytterligere opplysninger det er nødvendig å innhente. I den grad det er tilstrekkelig og formålstjenlig skal opplysningene innhentes fra medlemmet selv.  Informasjonsinnsamling fra tredjeperson bør som et utgangspunkt starte med innhenting av opplysninger som ikke berører noens personlige sfære. Dog vil det i saker om trygdemisbruk og ut fra erfaringer være relevant å legge vekt på hvilke opplysninger som bidrar til sakens oppklaring og hvor raskt. Kommer en til at opplysningene en vurderer å innhente vil kaste slikt lys over stønadsforholdet, må de anses som nødvendige for å få opplyst saken. Kravet til dokumentasjon øker jo flere indikasjoner det er for at de faktiske forhold ikke stemmer med de opplysningene stønadsmottakeren selv har gitt. Hva som er tilstrekkelig dokumentasjon i saken, må vurderes konkret og stegvis ut fra sakstype og forholdene knyttet til saken. Det skal i den enkelte sak skrives en kort begrunnelse for hvorfor det har vært nødvendig å innhente opplysningene.

Innhenting av opplysninger fra tredjeperson:

Arbeids- og velferdsetaten kan innhente opplysninger hos enhver som besitter nødvendig informasjon om stønadsforholdet. Lovgiver trekker frem at det nok kan oppleves ubehagelig for en ikke-profesjonell som blir spurt om å gi opplysninger som kan avsløre noens misbruk av stønad, men utover det personlige dilemmaet kan det ikke sees særskilte skadevirkninger for personen.

Selv om den som besvarer forespørselen har plikt til å gi riktig og sannferdig informasjon (§ 25-12), kan informasjonen en får likevel være upresis. En kan også risikere at den som blir spurt bevisst gir feilaktige opplysninger eller at informasjonen kan være farget av personens forhold til stønadsmottakeren. Det gjøres i denne sammenheng oppmerksom på at § 21-4c femte ledd inneholder en begrensning i plikten til å avgi forklaring mv., jf. henvisningen til bestemmelser i tvisteloven. Etter tvisteloven § 22-9 har nåværende og tidligere ektefelle/samboer, slektninger i rett opp- eller nedstigende linje, og søsken ikke plikt til å gi informasjon om forhold de har blitt meddelt av vedkommende. Det samme gjelder om forhold som kan medføre straff for vedkommende selv eller for nær personkrets, jf. tvisteloven § 22-9 (personkretsen er her noe utvidet i forhold til tvisteloven § 22-8). Dette må imidlertid ikke forstås som at etaten ikke har adgang til å rette en forespørsel til disse. Hvis det vurderes som nødvendig å forespørre personer som omfattes av tvisteloven, må det opplyses om at vedkommende ikke har plikt til å svare. Der det er utarbeidet mal skal denne benyttes.

I denne type saker må det også løpende vurderes om innhenting av opplysninger kan medføre fare for bevisforspillelse. Selv om Arbeids- og velferdsetaten har fått nye og utvidede hjemler, har etaten fortsatt mulighet til å anmode politiet om bistand, jf. § 21-4 siste ledd. I tilfeller der en kjenner til at det på ulike måter kan bli problematisk å innhente informasjon, kan det derfor være hensiktsmessig å be politiet om bistand.

Innhenting av opplysninger om tredjeperson:

Arbeids- og velferdsetaten kan innhente opplysninger om andre personer enn stønadsmottakeren. Eksempelvis kan det i saker om ytelser til enslig forsørger være nødvendig å innhente opplysninger om den andre forelderen/samboer. Tilsvarende om arbeidsgiver i saker hvor stønadsmottaker og arbeidsgiver samarbeider for at stønadsmottaker skal få en ytelse vedkommende ikke har krav på. Videre viser erfaringer fra trygdemisbruksarbeidet at stønadsmottakere kan omgå/unngå kontroll ved at de får andre personer til å fremstå i deres navn. Eksempelvis har en sett stønadsmottakere la sin ektefelle/samboer stå som formell eier og driver av et foretak, mens den reelle arbeidsinnsatsen utføres av stønadsmottakeren. Et annet eksempel kan være at stønadsmottakeren benytter seg av andre personers konti ved transaksjoner knyttet til egen arbeidsvirksomhet. Tredjepersonen er ikke nødvendigvis kjent med at det foregår misbruk, det kan være mange grunner til at vedkommende har godtatt å være knyttet opp til stønadsmottakerens virksomhet.

Varsling

Med mindre opplysningene er av en art som ikke utløser informasjonsplikt til medlemmet eller tredjeperson, se opplistingen i avsnittet under, skal medlemmet/tredjeperson varsles i medhold av personopplysningsloven § 20 første ledd. Som hovedregel skal slikt varsel gis straks opplysningene er mottatt. Varselet må si noe om hvem opplysningene er innhentet fra, for hvilken periode og til hvilket formål (kontrollformål). Det skal også informeres om retten til innsyn etter personopplysningsloven    § 18 og retten til retting/sletting av opplysninger etter samme lovs § 27 og § 28. Der det er utarbeidet mal skal denne benyttes.

 Personopplysningsloven skiller ikke mellom myndige og umyndige, og en må således anta at også umyndige har krav på varsel. Det kan imidlertid reises spørsmål ved hvem som skal varsles, den umyndige eller vergen. Som ledd i inkorporering av FN’s barnekonvensjon ble det i 2003 gjort en del endringer i forvaltningsloven. Ønsket om å ivareta barnets synspunkter i saker som angår dem selv medførte tilføyelser i blant annet § 16 om forhåndsvarsling, § 17 om utrednings- og informasjonsplikt og § 18 om adgangen til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Hovedprinsippet var at dersom barnet var over 15 år så skulle vedkommende, i tillegg til vergen, også forhåndsvarsles, informeres osv.

Personopplysningsloven har ikke samme eksplisitte grensedragning med hensyn til alder. Datatilsynet har imidlertid uttalt når det gjelder krav til samtykke at mindreårige må kunne antas å oppfylle kravene til å gi dette dersom en kan forvente en tilstrekkelig modenhet til å forstå hva et samtykke innebærer. 

På bakgrunn av ovennevnte legger Arbeids- og velferdsdirektoratet til grunn samme praksis som i forvaltningsloven. Dette innebærer at varsel etter personopplysningsloven § 20 kun skal sendes til vergen dersom vedkommende barn er under 15 år. Dersom barnet er over 15 år skal både vergen og barnet selv varsles. 

Av hensyn til utredningen av en sak vil det noen ganger være uheldig å måtte varsle om at opplysningene blir innhentet. I personopplysningsloven § 23 bokstav b) er det gjort unntak fra plikten til å varsle dersom det er påkrevd med hemmelighold av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring eller rettslig forfølging av straffbare handlinger. Hvorvidt hemmelighold er påkrevd må vurderes konkret i det enkelte tilfellet. Det vises til at uttrykket ”påkrevd” i juridisk terminologi er ansett å være et meget strengt vilkår, og normalt innebærer en skjerpelse sammenlignet med uttrykket ”nødvendig”. 

Når hemmelighold ikke lenger er påkrevd må medlemmet/tredjeperson gis informasjon, med mindre andre unntaksbestemmelser da kommer til anvendelse. Som utgangspunkt vil hemmelighold neppe anses å være påkrevd etter at kontrollen er gjennomført. 

 

Opplysninger som NAV Kontroll kan innhente uten at det utløser plikt til å varsle   

Personopplysningsloven § 20 andre ledd bokstav a hjemler adgang til å unnta varsling. Det må i tilfelle foreligge uttrykkelig hjemmel.

Varsling kan etter reglene i personopplysningsloven § 20 andre ledd bokstav a unnlates ved innhenting av opplysninger fra og om tredjeperson om økonomiske forhold og adresse/oppholdssted, nærmere spesifisert for følgende forhold:

 

• Innhenting av opplysninger fra postoperatør

Dersom også andre personer har mottatt post til samme adresse som medlemmet i aktuelle periode, kan det bes opplyst hvem dette er og for hvilke perioder. Tilsvarende kan det innhentes adresseopplysninger om tredjeperson (kan være nødvendig i saker med ytelse til enslig forsørger, ved mistanke om utenlandsopphold eller fiktiv identitet).

• Innhenting av opplysninger fra barnetilsynsordning

Det kan innhentes opplysninger om medlemmets barn går/har sluttet/har permisjon i den barnetilsynsordning som medlemmet selv har opplyst.                                                                   Med barnetilsynsordning sikter en til barnehager som er omfattet av barnehageloven, barneparker og andre tilbud om barnepass, for eksempel dagmamma, se nærmere rundskriv til § 21-4 under overskriften «Spesielt om opplysninger fra barnetilsynsordning».  

• Innhenting av opplysninger fra finansinstitusjon

Det kan innhentes opplysning om hvem som har disposisjonsrett til medlemmets konto/konti. Dersom medlemmet disponerer flere konti i banken enn det som fremgår av de opplysninger Arbeids- og velferdsetaten har, kan tilsvarende opplysninger bes utlevert for disse.

I saker med ytelse til enslig forsørger, kan det i tillegg innhentes opplysninger om eventuelle overføringer til den andre forelderen/samboer.

I saker hvor det foreligger opplysninger/mistanke om samarbeid mellom arbeidsgiver/ arbeidstakere/tredjeperson, kan det innhentes opplysninger fra bedriftens og nevnte personers konto/konti som kan bidra til å avklare dette. 

Tilsvarende kan det ved mistanke om fiktiv identitet innhentes opplysninger om tredjepersons konto/konti som kan bidra til å avklare mistanken om fiktiv identitet.

• Innhenting av opplysninger fra strømleverandør, teleoperatør og forsikringsselskap

Det kan innhentes opplysninger om medlemmet eller tredjeperson står registrert som abonnent/kunde, og om abonnementet/kundeforholdets fakturaadresse.

• Innhenting av opplysninger fra kommunen/boligselskap/utleier av bolig

I saker med ytelse til enslig forsørger kan det innhentes leiekontrakt, opplysninger om medlemmet bor på en angitt adresse, eventuelt hvem medlemmet deler bolig med. Det kan også innhentes opplysninger om hvem som betaler husleien.                                                                              Tilsvarende gjelder ved mistanke om utenlandsopphold eller fiktiv identitet.

• Innhenting av opplysninger fra regnskapsfører, revisor og bobestyrer

Det kan innhentes opplysninger om medlemmets arbeidsforhold, herunder opplysninger om inntekt og arbeidets omfang samt forhold knyttet til næringsvirksomhet (regnskap o.l.).

• Innhenting av opplysninger fra oppdragsgivere/leverandører

Det kan innhentes opplysninger om fakturabilag, timelister, anbud, hvem som har utført arbeid o.l.

 

 Formkrav ved innhenting av opplysninger

Ved innhenting av opplysninger fra tredjeperson skal dette gjøres ved skriftlig henvendelse, med opplysning om formålet med innhentingen, hjemmelsgrunnlag og klageadgang, jf. § 21-4 c tredje og femte ledd. Ved innhenting av opplysninger av personer som omfattes av tvisteloven, skal vedkommende gjøres oppmerksom på at man ikke er pliktig til å gi opplysningene til Arbeids- og velferdsetaten. Der mal er utarbeidet skal denne benyttes.

Godtgjørelse

Opplysningene etter § 21-4 a første ledd skal gis uten godtgjørelse. Da de samme reglene gjelder som ved innhenting av opplysninger etter folketrygdloven § 21-4, vises til rundskriv til denne bestemmelsen.

Krav til oppbevaring, makulering og arkivering av innhentede opplysninger

Da de samme reglene gjelder ved innhentning av opplysninger etter folketrygdloven § 21-4, vises til rundskriv til denne bestemmelsen.

 

§ 21-4 a andre ledd - Stedlig kontroll

 Bakgrunn

Arbeids- og velferdsetaten har med hjemmel i folketrygdloven § 21-4a andre ledd mulighet til å gjennomføre stedlige kontroller i bransjer som erfaringsmessig er utsatt for trygdemisbruk, og for øvrig ved konkret mistanke om dette.  

Vilkår for gjennomføring av stedlig kontroll

Innledning

Enkelte bransjer er særlig utsatt for misbruk. Det kan eksempelvis dreie seg om store muligheter for svarte inntekter. Loven åpner derfor for både stikkprøvekontroll i forhold til slike virksomheter samt kontroll når det foreligger konkret mistanke om trygdemisbruk. I tilfeller hvor det er snakk om stikkprøvekontroll, er det en klar forutsetning at kontrollen kun rettes mot virksomheter som man erfaringsmessig vet er utsatt for trygdemisbruk.

Hvilke enheter i Arbeids- og velferdsetaten kan gjennomføre stedlig kontroll?

I tillegg til Arbeids- og velferdsdirektoratet er det kun NAV Kontroll som er gitt myndighet til å foreta stedlig kontroll.

Nærmere om de enkelte vilkårene

Begrepet ”virksomhet”

Folketrygdloven § 21-4 a gir adgang til å foreta stedlige kontroller i ”virksomheter”.

Det fremgår av Lignings-ABC 2007/2008 at Skatteetaten likestiller begrepet ”virksomhet” med ”næringsvirksomhet”. Kriteriene for om en aktivitet regnes som en virksomhet er om aktiviteten (1) tar sikte på å ha en viss varighet, (2) har et visst omfang, (3) er egnet til å gi overskudd, og (4) drives for skattyterens regning og risiko. Begrepet ”virksomhet” er således avgrenset mot ikke-økonomisk aktivitet, f.eks. fritidsaktivitet, sosialt arbeid mv. En aktivitet kan regnes som en virksomhet selv om den har gått med underskudd.

I forbindelse med praktiseringen av § 21-4 a har Arbeids- og velferdsetaten valgt å legge til grunn samme definisjon av begrepet ”virksomhet” som Skatteetaten. Dette innebærer at det skal avgrenses mot virksomheter som driver ikke-økonomiske aktiviteter. Etaten ønsker i første rekke å gjennomføre kontroller i de bransjer der det er sannsynlig at det forekommer svart arbeid.

Kravet om at bransjen erfaringsmessig skal være utsatt for trygdemisbruk eller at det foreligger konkret mistanke om dette

Begrepet ”virksomhet” må sees i sammenheng med de øvrige vilkår i § 21-4 a andre ledd.

For å kunne gjennomføre stedlig kontroll i en virksomhet er det et vilkår at det enten er snakk om en bransje som erfaringsmessig er utsatt for trygdemisbruk, eller at det foreligger konkret mistanke om trygdemisbruk.

Krav om at bransjen erfaringsmessig skal være utsatt for trygdemisbruk

For å kunne foreta stedlig kontroll av bransjer som erfaringsmessig er utsatt for trygdemisbruk, må det i forkant være foretatt en vurdering av risiko. Risikovurderingen er viktig for å velge ut kontrollobjekter som sikrer en høy treffprosent i forhold til å påvise trygdemisbruk.

Det er NAV Kontroll som har ansvar for å utarbeide risikovurderinger for den stedlige kontrollen.

Ovennevnte innebærer at kontrollenhetene kun vil ha anledning til å foreta stedlige kontroller i de bransjer som er risikovurdert.

Krav om konkret mistanke

Begrepet ”konkret mistanke” er ikke uttrykkelig definert i forarbeidene. Departementet skriver imidlertid at det kan være aktuelt med stedlig kontroll ”når det er rimeleg grunn til mistanke om at det har skjedd eller vil skje urettmessige utbetalingar frå trygda i samband med verksemda”. Begrepet ”konkret mistanke” må således være ment å ha samme betydning som ”rimeleg grunn til mistanke”. Sistnevnte begrep er benyttet i forbindelse med innhenting av opplysninger fra tredjeperson, se nærmere beskrivelse av begrepet i rundskriv til § 21-4 a første ledd.

Ovennevnte innebærer altså at det kun er adgang til å gjennomføre stedlig kontroll dersom det foreligger indikasjoner på at det har skjedd eller vil skje urettmessige utbetalinger fra etaten slik beskrevet i rundskrivet.

 

Planlegging

Generelt

Generelt er målet med stedlig kontroll å samle dokumentasjon som underbygger eller avkrefter en eventuell aktivitet og/eller inntekt som ikke er forenlig med ytelsen fra Arbeids- og velferdsetaten.

Videre vil kontrollen kunne sikre oppdaterte opplysninger i Aa-registeret.

God planlegging er en forutsetning for gode kontrollresultater. Utvelgelse av kontrollobjektet og utarbeidelse av kontrollplan er derfor viktige elementer i planleggingsfasen. I forkant av kontrollen er det viktig at kontrollenhetene har tilstrekkelig med kunnskap om aktuelle virksomhet. Det bør søkes avklart hvor regnskap/regnskapsopplysninger og selskapets dokumenter for øvrig er oppbevart, herunder eventuelt hvem som er regnskapsfører for selskapet. Det skal alltid vurderes om det kan være tilstrekkelig å be om at regnskapet med tilhørende regnskapsdokumentasjon oversendes kontrollenheten for kontroll. Dette kan fra kontrollobjektets side bli ansett som en mer hensynsfull tilnærming, sett opp mot stedlig kontroll.

For hver kontroll bør det utarbeides en sjekkliste som angir dokumenter og perioder som kan bidra til å avdekke uregelmessigheter. Videre bør det avklares på forhånd hvilke personer det kan være aktuelt å ha samtale med, herunder hvilke roller og ansvar disse har i selskapet. Det bør også utarbeides en mal for samtale med relevante spørsmål som kan brukes i forbindelse med intervju av ansatt, daglig leder og eventuelt andre.

 Varsling

En forutsetning for effektiv gjennomføring av kontroll er at kontrollenheten får tilgang til lokalene eller området der virksomheten holder til uten ugrunnet opphold. Dette er bakgrunnen for at § 21-4 a annet ledd åpner for at det kan anmodes om bistand fra politiet.

Der det vurderes som nødvendig, skal kontrollenhetene på forhånd varsle politiet om at det skal gjennomføres stedlig kontroll, og så langt som mulig, gjøre avtale med politiet om evt. bistand til gjennomføring av kontrollen. Det stilles ikke krav om at virksomheten varsles om kontrollen på forhånd.

Organisering

Ved stedlig kontroll i virksomhetens lokaler skal det alltid være minimum to kontrollører fra kontrollenheten til stede samtidig. Ved aksjoner der flere kontrolletater deltar, kan dette kravet fravikes.

For raskt å kunne avklare stønadsperioder med ulik gradering, opplysninger på meldekort etc., bør kontrollen organiseres slik at man har en ansatt tilgjengelig som har tilgang til nødvendige fagsystemer.

Samarbeid med andre offentlige etater

Samarbeidsavtalen mellom Skatteetaten og Arbeids- og velferdsetaten har som en av målsetningene å utnytte de samlede kontrollressursene på en mest mulig effektiv måte. Dette tilsier at etatene, i de tilfellene hvor det er naturlig, bør samarbeide om gjennomføring av stedlige kontroller.

Dersom kontrollenheten gjennomfører stedlig kontroll med andre offentlige etater, bør det inngås en forpliktelse om samarbeid i forbindelse med det arbeidet som følger i etterkant av kontrollen.

Gjennomføring av kontrollen

Overordnede føringer - forvaltningsloven § 15

Forvaltningsloven § 15 har generelle regler om fremgangsmåten ved gransking mv. Bestemmelsen gjelder også behandlingen av saker etter folketrygdloven, med mindre annet fremgår av andre lovbestemmelser. Det vises til folketrygdloven § 21-1.

Etter forvaltningsloven § 15 kreves det at tjenestemenn legitimerer seg, oppgir formålet med kontrollen og lovhjemmelen for dette. Det skal i denne forbindelse utarbeides et skriftlig varsel som fremvises i forbindelse med kontrollen. I varselet skal lovteksten gjengis, formålet med kontrollen, de regler som gjelder etter forvaltningsloven § 15, herunder adgangen til å klage på beslutningen om å gjennomføre kontrollen. Videre skal det opplyses om at den som kontrollen angår har rett til å ha et vitne til stede. Det er lovgivers forutsetning at det er opp til den som leder kontrollen å bestemme hvem dette vitnet skal være, jf. Ot.prp. nr. 27 1968-1969. Der det er utarbeidet mal skal denne benyttes.

Klageadgang

Den som kontrolleres har rett til å klage over beslutning om å gjennomføre kontrollen. Det gjelder ingen formkrav ved slik klage. Klagen kan være muntlig.

En klage vil ikke ha oppsettende virkning. Det vises til at det uttrykkelig fremgår i bestemmelsen at klage etter forvaltningsloven § 15 ikke skal medføre at stedlig kontroll utsettes. En eventuell klage vil imidlertid ikke være helt verdiløs. For det første vil klagen kunne medføre at forvaltningsorganet begrenser sine krav til det som anses absolutt nødvendig og avventer klageinstansens oppfatning for øvrig. Dernest vil klageinstansens oppfatning kunne få betydning for senere saker.

Den som det gjennomføres kontroll hos kan klage dersom han mener beslutningen om å gjennomføre kontrollen ikke er gyldig (f.eks. på grunn av saksbehandlingsfeil eller fordi det bygger på utenforliggende hensyn). Videre kan den som kontrolleres klage dersom han mener at han ikke har plikt eller lovlig adgang til å gi opplysningene som etterlyses. Dersom klager anfører at Arbeids- og velferdsetaten mangler hjemmel til å kreve opplysninger på grunn av offentlig eller privat taushetsplikt, kan det henvises til § 21-4a siste ledd.

Beslutningen om kontroll kan påklages til NAV Klageinstans.
 

Praktisk gjennomføring

Innledende fase

Tjenestemannen som leder kontrollen henvender seg til ansvarshavende, eksempelvis daglig leder, legitimerer seg med tjenestebevis, forklarer ærendet og overleverer skriftlig varsel om stedlig kontroll.

Dersom kontrollenheten nektes tilgang til lokalet skal politiet kontaktes. Det vises til punkt 3.2 ovenfor der det fremgår at det i forkant, og når det vurderes som nødvendig, bør gjøres avtale med politiet om bistand til gjennomføring av kontrollen.

Hvilke opplysninger kan kreves?

For å lette arbeidet med identifisering av påtrufne arbeidstakere, er det viktig å være klar over at innen enkelte bransjer er alle virksomheter som utfører arbeid pålagt å utstyre sine arbeidstakere med ID-kort. Det gjelder både norske og utenlandske virksomheter. P.t. gjelder dette for bygge- og anleggsbransjen. Det arbeides med å innføre en tilsvarende ordning innen andre bransjer. Å spørre om ID-kort ved stedlig kontroll på denne type arbeidsplasser, kan således lette arbeidet med identifisering. Hvilke type virksomheter som omfattes av dette, samt nærmere informasjon om ordningen med ID-kort finnes under: http://www.arbeidstilsynet.no/. Klikk lenke på høyre side "Byggekort - ID-kort i byggebransjen" for nærmere informasjon om ordningen.

Identifikasjon

Ved kontrollen kan det kreves at arbeidstakerne identifiserer seg. Dette for å sjekke om vedkommende er meldt inn i Aa-registeret eller får ytelser som er uforenelige med arbeidsforholdet.

Dersom det viser seg at vedkommende ikke er innmeldt i Aa-registeret, skal disse opplysningene nedtegnes i kontrollrapporten (se nedenfor). Videre skal Aa-registeret orienteres. Aa-registeret vil vurdere hvorvidt arbeidsgiver skal ilegges gebyr, se folketrygdloven § 25-3 annet ledd.

Mulighet for innsyn i og kopier av dokumenter

Det kan kreves innsyn i og kopi av dokumenter som kan avdekke eller hindre urettmessig utbetaling.

Lovteksten inneholder ikke nærmere retningslinjer for hvilke dokumenter kontrollenheten kan kreve innsyn i, annet enn at de skal bidra til å avdekke eller hindre urettmessige utbetalinger fra trygden.

Kontrollhjemler for andre forvaltningsenheter, herunder f.eks. ligningsloven, mva.-loven og tolloven, bør kunne gi en pekepinn på hva som ligger i begrepet «dokumenter»; Registrerte og dokumenterte regnskapsopplysninger, regnskapsmateriale, regnskapsbøker, bilag, kontrakter, korrespondanse, timelister, vaktlister, stemplingsdokumenter og andre dokumenter som har betydning for å avdekke hvorvidt det utbetales ytelser som er uforenelig med aktuelle arbeidsforhold.

Kontrollenheten kan kreve kopi av dokumentene. Dersom kontrollobjektet ikke kan tilby kopier bør kontrollenheten kunne kopiere dokumentet på egenhånd. Det kan skje ved hjelp av avskrift, kopimaskin, skanner eller fotoapparat.

Kontrollenheten kan ikke kreve å ta med originaldokumenter. I følge forarbeidene må Arbeids- og velferdsetaten ha kjennelse fra tingretten for å kunne ta med seg originaldokumenter. Deretter skal det søkes politiets bistand for å sikre bevis på denne måten. Hjemmel for å sikre bevis finnes i så fall i      § 21-4 siste ledd.

Dersom virksomheten samtykker i at kontrollenheten tar med originaldokumenter, bør det utarbeides en kvittering med oversikt over dokumentene. Kvitteringen signeres av begge parter. Ved tilbakelevering signerer kontrollobjektet på at dokumentene er mottatt i retur. Der det er utarbeidet mal skal denne benyttes.

Det skal gis innsyn i dokumentene på stedet. Dette innebærer at oversending/kopiering av filer ikke er tillatt.

Det gjøres oppmerksom på at helseopplysninger kun kan innhentes etter reglene i folketrygdloven § 21-4, jf. § 21-4 c, se rundskriv til § 21-4 c.

Samtaler med daglig leder og ansatte

Dersom det anses hensiktsmessig bør det gjennomføres samtaler med daglig leder og ansatte.

Det fremgår av § 21-4 c femte ledd at reglene i tvisteloven om begrensninger i plikten til å avgi forklaring mv gjelder tilsvarende ved anvendelsen av bestemmelsene i § 21-4 og § 21-4 a første ledd. Det synes altså som om begrensninger i forklaringsplikten ikke gjelder for eventuelle samtaler i forbindelse med stedlig kontroll, jf. at det kun er henvist til § 21-4 a første ledd. Arbeids- og velferdsdirektoratet antar at dette ikke er et bevisst valg. Det bør derfor legges til grunn at reglene om begrensninger i plikten til å avgi forklaring også må gjelde i forbindelse med samtaler som finner sted under stedlig kontroll, jf. § 21-4 a annet ledd. Dette innebærer blant annet at daglig leder kan nekte å forklare seg om opplysninger som er meddelt vedkommende av nærstående, ansatt i samme virksomhet. Det vises i denne forbindelse til tvisteloven § 22-8.

Etterarbeid – evaluering og kontrollrapport

Så raskt som mulig etter avholdt stedlig kontroll skal kontrollen evalueres. Videre skal det skrives en kontrollrapport. Kontrollrapporten er grunnlaget for behandlingen av eventuelle feil og mangler som avdekkes.

Dersom det etter gjennomgangen av innhentet dokumentasjon viser seg at den/deler av den ikke har betydning i trygdesaken (overskuddsinformasjon), skal originalene så snart som mulig tilbakeleveres og kopiene makuleres. Dokumenter som skal benyttes i trygdesaken organiseres og oppbevares i saksmappen, etter de til enhver tid gjeldende rutiner.