Utarbeidet 07.04.2016 av Arbeids- og velferdsdirektoratet, Kunnskapsavdelingen, Juridisk seksjon.
Partnerskapet mellom kommune og stat i NAV-kontoret består i utgangspunktet av to adskilte forvaltningsorgan underlagt ulike bestemmelser om taushetsplikt. Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (heretter NAV-loven) § 16 muliggjør saksbehandling og oppfølging på tvers av det formelle skillet mellom stat og kommune i NAV-kontoret. Bestemmelsen bygger på samme prinsipp som forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 3 og formålet er å underbygge at NAV-kontoret skal framstå som en samlet enhet. Bestemmelsen medfører at det enkelte NAV-kontor blir ett organ når det gjelder taushetsplikten og at arbeidsoppgavene i NAV-kontoret blir ansett som organinterne knyttet til disse reglene.
NAV-loven § 16 setter likevel en begrensning i informasjonsflyten ved at det presiseres at opplysningene kun er tilgjengelige «i den utstrekning som trengs» for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning. Opplysningene skal bare være tilgjengelige så langt det er nødvendig for arbeid knyttet til journalføring, registrering, arkivering, saksbehandling, skriving, veiledning og intern opplæring. Dette er et utslag av nødvendighetsprinsippet som uttrykker at den enkelte ansatte kun skal ha tilgang til de opplysninger om brukerne som er nødvendige for at vedkommende kan utføre sine arbeidsoppgaver. NAV-kontoret plikter, etter opplysningenes art og de praktiske arbeidsforhold, å sikre at taushetsbelagte opplysninger ikke gis større spredning enn nødvendig.
En begrensning som følge av dette er at partene i NAVkontoret på eget initiativ ikke kan gi opplysninger om bruker til den andre parten dersom det ikke foreligger særskilt hjemmel for slik utveksling. Dette innebærer for eksempel at de som jobber med kommunale saker ikke kan bringe videre opplysninger om brukere fra kommunale saker uoppfordret til de som jobber med statlige saker med hjemmel i NAV-loven § 16. Utgangspunktet er at den som sitter med en sak og som trenger opplysninger må be om eller søke opp disse på eget initiativ.
Fra 1. januar 2015 ble bestemmelsen tilføyd en siste setning som også muliggjør at sentrale opplysninger om individuelle kommunale stønadssaker er tilgjengelig for ansatte ved NAV Kontaktsenter. Tilgangen til opplysningene er avgrenset til ansatte ved NAV Kontaktsenter som skal svare på forespørsler fra brukere av kommunale tjenester.
Partnerskapet mellom kommune og stat i NAV står i stor grad fritt til å velge hvilke tjenester de ønsker å legge til NAV-kontoret. Virkeområdet til § 16 er imidlertid begrenset til de tjenestene som er underlagt taushetsplikt etter NAV-loven og de tjenestene som tidligere var regulert i sosialtjenesteloven av 1991. Dette innebærer at i tillegg til tjenestene som i dag er regulert i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (heretter sosialtjenesteloven), kommer bestemmelsen til bruk på de kommunale omsorgstjenestene knyttet til for eksempel rusoppfølging, booppfølging, brukerstyrt personlig assistanse, avlastningstiltak og støttekontakt dersom tjenestene er lagt til NAV-kontoret. Etter opphevelsen av sosialtjenesteloven av 1991 er disse tjenestene i dag regulert i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Avtalen mellom Arbeids- og velferdsetaten regulerer hvilke kommunale tjenester, utover de som er regulert i sosialtjenesteloven, som skal ligge til NAV-kontoret. Der disse tjenestene ikke er lagt til NAV-kontoret reguleres utveksling av opplysninger blant annet etter NAV-loven § 8.
Avgrensningen av virkeområdet til bestemmelsen medfører at kommunale tjenester som introduksjonsordningen for flyktninger ikke er omfattet av bestemmelsen selv om denne tjenesten i mange kommuner er lagt til NAV-kontoret. Andre kommunale tjenester som er samlokalisert med NAV-kontoret vil heller ikke være omfattet av NAV-loven § 16. Utveksling av opplysninger med disse tjenestene må skje etter de ordinære reglene om taushetsplikt, samtykke eller særskilt hjemmel for utveksling. NAV-kontoret må utarbeide gode rutiner for å sikre at opplysninger underlagt taushetsplikt ikke spres mellom samlokaliserte ansvarsområder uten at det foreligger hjemmel for dette.
NAV-loven § 16 gir heller ikke en utvidet hjemmel for den enkelte kommune å utveksle opplysninger med andre deler av Arbeids- og velferdsetaten enn den statlige delen av det lokale NAV-kontoret. Dette innebærer at det ikke kan utveksles opplysninger mellom kommune og for eksempel NAV Forvaltning og NAV Hjelpemiddelsentral dersom det ikke foreligger samtykke fra bruker eller annen hjemmel for dette. På samme måte kan ikke den statlige delen av NAV-kontoret dele opplysninger med andre deler av kommunen enn til bruk i saker som ligger innenfor virkeområdet til NAV-loven § 16. Unntak kan her også gjøres dersom det foreligger samtykke fra bruker eller annen hjemmel for utveksling av opplysninger. Eksempel på hjemmel for utveksling av opplysninger mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen er NAV-loven § 8 og forvaltningsloven § 13 bokstav b nr. 2.
Det er gjort et unntak for ansatte ved NAV Kontaktsenter som har som arbeidsoppgave å svare på telefonhenvendelser fra bruker av kommunale tjenester, se bestemmelsens siste setning. De som har dette som arbeidsoppgave kan uten hinder av taushetsplikten få tilgang til konto- og adresseinformasjon, samt søknads- og vedtaksinformasjon om økonomisk sosialhjelp, kvalifiseringsprogram med kvalifiseringsstønad og midlertidig bolig om brukere av kommunale tjenester.
3.1 Om hensiktsmessig arbeidsordning
Bestemmelsen sikrer at taushetsplikten ikke skal være til hinder for at NAV-kontoret på tvers av kommune og stat kan finne gode og effektive måter å organisere sitt arbeid og for å nå NAV-kontorets formål om å bidra til sosial og økonomisk trygghet og fremme overgang til arbeid og aktivitet for bruker. Dette innebærer blant annet at det åpnes for at ansatte ved NAV-kontoret kan jobbe helhetlig og integrert om en sak og ha tilgang til opplysninger i saken på tvers av de kommunale og statlige ansvarsområdene. Det innebærer også at det kan utveksles opplysninger mellom en brukers forskjellige saker ved NAV-kontoret der dette fremstår som nødvendig for arbeidet og innenfor formålet med den saken som foreligger. Det kan for eksempel gjøres oppslag om bruker på tvers av kommunale og statlige fagsystem dersom det er nødvendig for å opplyse saken. Opplysningen som blir innhentet og brukt må da dokumenteres på den nye saken. Bestemmelsen gjelder for de arbeidsoppgavene som tilligger NAV-kontoret. Dette innebærer at både saksbehandling av en søknad fra bruker og oppfølging av bruker mot for eksempel arbeid er omfattet. Videre bruk av opplysninger som utveksles
Dersom opplysninger fra en kommunal sak blir innhentet og brukt i en statlig sak, registreres opplysningen inn i den statlige saken på samme måte som andre tilgjengelige opplysninger Arbeids- og velferdsetaten mottar i en sak. Opplysningen er da en del av den statlige saken, og kan videreformidles internt i etaten innenfor rammene av de ordinære taushetspliktbestemmelsene i Arbeids- og velferdsetaten. Et eksempel er at NAV-kontoret bruker opplysninger fra en kommunal sak i utarbeidelsen av en arbeidsevnevurdering (som er en statlig oppgave). Opplysningen(e) skal i slike tilfeller dokumenteres som en del av arbeidsevnevurderingen og blir tilgjengelig for den øvrige del av Arbeids- og velferdsetaten som bruker arbeidsevnevurderingen som en del saksbehandlingen, for eksempel i forbindelse med søknad om arbeidsavklaringspenger og uføretrygd. Tilsvarende dersom en opplysning fra statlig side blir brukt i en kommunal sak. Opplysningen kan da nyttes internt i kommunen innenfor rammene av kommunens taushetsplikt på området.
3.2 Om hensiktsmessig arkivordning
Bestemmelsen åpner for at kommunal og statlig del av NAV-kontoret kan ha en felles arkivordning uten hinder av taushetsplikten. Dette gjelder både papirarkiv og elektronisk arkiv. Felles arkivordning gjelder kun for de tjenestene som er omfattet av virkeområdet til NAV-loven § 16, se nærmere omtale ovenfor. Dette innebærer at det for andre kommunale tjenester som er lagt til NAV-kontoret må opprettes separate systemer for håndtering og arkivering av opplysninger.
Det statlige fagsystemet Arena blir i dag også brukt av kommunal del i mange NAV-kontor, blant annet til oppfølging av brukere. For å hindre at kommunale saker i Arena blir tilgjengelig utenfor dent enkelte NAV-kontor er det opprettet kontorsperre for disse sakene.
3.3 Om veiledning i andre saker
Formuleringen er lik ordlyden i forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 3 og innebærer for NAV-kontoret at på tvers av ansvarsområdene til stat og kommune kan trekke fram tidligere saker vedrørende samme bruker når det kommer nye saker. Videre innebærer det at opplysninger gitt i andre saker om andre parter kan brukes i den utstrekning de kaster lys over forhold som har betydning for behandlingen av en sak. I Ot.prp. nr. 47 Om lov om arbeids- og velferdsforvaltningen s. 61 står det at «forvaltningsorganet kan med andre ord øse av sin kollektive hukommelse også når det gjelder opplysninger som går inn under taushetsplikten». For det tredje omfattes bruk av tidligere avgjørelser som presedenser. Det vil si at NAV-kontoret kan ta fram tidligere saker som har vært behandlet på området for å se på hvordan disse har blitt håndtert. Slik bruk bør i utgangspunktet gjøres i anonymisert form.
Det vises til rundskriv til forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 3 for nærmere omtale.
4. Følgene av arbeidsdeling på tvers
NAV-loven § 14 åpner for at partene i NAV-kontoret kan delegere myndighet til å utføre arbeidsoppgaver på hverandres ansvarsområder i større eller mindre grad. Følgen av slik delegasjon er nødvendigvis at ansatte ved NAV-kontoret kan bli sittende med opplysninger om bruker fra arbeidsoppgaver innenfor både statlig og kommunalt ansvarsområde. Tilgang til fagsystemer både på kommunal og statlig side vil også gjøre flere opplysninger om bruker tilgjengelig for den enkelte ansatte. I veiledning og behandling av en sak for bruker må den ansatte kunne bruke informasjonen han selv besitter, uavhengig av om han har fått informasjonen fra kommunale arbeidsoppgaver eller statlige arbeidsoppgaver. En organisering med arbeidsdeling på tvers medfører at informasjonsflyten mellom kommunal og statlig side sannsynligvis vil være større i NAV-kontor som har en arbeidsdeling på tvers av de kommunale og statlige ansvarsområdene enn i NAV-kontor der myndighet til å utføre arbeidsoppgaver på hverandres ansvarsområder ikke er delegert.
5. Samarbeid med bruker
Det forutsettes at intern innhenting og avgivelse av opplysninger i de fleste tilfeller skjer i nært samarbeid med bruker eller slik at bruker har kjennskap til utvekslingen. Det er viktig at bruker har tillit til at opplysningene behandles forsvarlig i NAV kontoret og at bruker er informert om behandlingen av personopplysningene.
6. Særskilt om utveksling av opplysninger om bruker knyttet til sikkerheten i NAV-kontoret
NAV-kontoret vil kunne ha kunnskap om brukers adferd som er av betydning for sikkerheten til de ansatte ved kontoret og andre brukere som besøker kontoret. Dette kan være tilfelle der bruker tidligere har hatt en oppførsel ved NAV-kontoret som ikke er akseptabel og hvor det er besluttet sikkerhetstiltak som for eksempel beslutning om fysisk eller telefonisk utestenging fra NAV kontoret.. Reglene om taushetsplikt er i hovedsak ikke ment å regulere tilgangen til slike opplysninger, men å regulere tilgangen til opplysninger om bruker i forbindelse med saksbehandling av brukers sak. Det er likevel antatt at taushetspliktsreglene i slike tilfeller kan tolkes analogisk slik at det åpnes opp for at også denne typen opplysninger om bruker vil være tilgjengelig i NAV-kontoret etter nødvendighetsprinsippet. Det vil si at opplysningene skal være tilgjengelige for de som trenger opplysningene. Det vil være opp til det enkelte kontor å utarbeide rutiner for når og hvordan slike opplysninger skal deles internt i NAV-kontoret.
I alle tilfeller vil det være adgang til å utveksle opplysninger om bruker i et sikkerhetsøyemed dersom det er nødvendig for å «forebygge vesentlig fare for liv eller alvorlig skade på noens helse», jf. NAV-loven § 7 tredje ledd og lov om sosiale tjenester i NAV § 44 tredje ledd. Hva som ligger i «forebygge vesentlig fare for liv eller alvorlig skade på noens helse» er nærmere omtalt i rundskriv til NAV-loven § 7 og lov om sosiale tjenester i NAV § 44.