Vedlegg

Vedlegg 2 til kapittel 7 - Hovednr. 45 - Veiledning til H-SED - Stønad ved dødsfall

Utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet, fagstab ytelser 02.02.2012

En del av H-serien skal brukes til kommunikasjon med andre EØS-land og Sveits i forbindelse med:

• Ytelser ved dødsfall

Blankettene i H-serien gjelder i alle EØS-land og Sveits.

Kommunikasjon mellom medlemslandene i forbindelse med saker om foreldrepenger vil skje med hjelp av SED H030, H001 og H002. Dette gjelder i alle EØS-land og Sveits.

Teksten på papir-SED-ene er på språket til det landet som fyller ut blanketten. På denne måten kan vi anvende våre SED med norsk tekst for å forstå SED vi mottar fra andre land. Tilsvarende vil andre land kunne forstå våre SED.

1. Utfylling av SED

Av oversikten over EØS-blankettene, tatt inn i Vedlegg til Hovednummer 45 - Oversikt over EØS-blankettene, framgår hvem som skal fylle ut blankettene.

Utgangspunktet er at alle felt i blankettene skal fylles ut. Ikke alle opplysningene er nødvendige for alle land, men det kan være tidsbesparende å gi de opplysningene man har. Alle SED har en del fellesinformasjon, blant annet om avsender, mottaker og personopplysninger. I følgende veiledninger gis det en del tilleggsinformasjon i forbindelse med utfylling av blankettene. Alle SED har en del fellesinformasjon som er gjennomgående. 

2. Tilleggsopplysninger og endringer

NAV kan ettersende opplysninger dersom noe mangler ved første gangs oversendelse. Det samme gjelder dersom det skjer endringer. Det finnes særskilte SED for dette.

3. Forklaringer

I blankettene er det fotnoter som henviser til forklaringer. Disse må brukes ved utfyllingen av blankettene.

4. Trykte bokstaver

For at andre land skal kunne lese informasjonen, må blanketten utfylles med skrivemaskin eller blokkbokstaver.

5. Beskrivelse av SED

5.1. Forretningsflyt F-H006 - Krav om gravferdsstønad 

BF H006 er flyten til krav om gravferdsstønad på grunnlag av artikkel 42 og 43 i forordning (EF) nr. 883/04 og artikkel 42 i forordning (EF) nr. 987/2009. Den består av den ene SED-en: 

SED H 030 – Krav om gravferdsstønad.  

MERKNADER: 

Hvis en utveksling av informasjon eller kommunikasjon av ytterligere informasjon er nødvendig i tillegg til den som er gitt ved BF H006, benyttes BF H001. 

5.2 BESKRIVELSE AV SED H030 - Krav om gravferdsstønad

 

SED H030 “Krav om gravferdsstønad” brukes når avsenderinstitusjonen (institusjonen på søkerens bosted) sender mottakerinstitusjonen (den kompetente institusjonen) et skannet krav (søknad) om gravferdsstønad som søkeren tidligere har fremsatt for avsenderinstitusjonen. 

Dette kravet skal inneholde informasjon som kreves i henhold til lovgivningen som er anvendt av den kompetente institusjonen (f.eks. søkerens navn og etternavn, adresse). 

Avsenderinstitusjonen gir også den kompetente (mottaker-) institusjonen nødvendig informasjon for å kunne behandle et krav om gravferdsstønad. 

5.2.1. SPESIFIKK BESKRIVELSE AV SED-H030

Del “Avdød”:

“Etternavn”, “Fornavn”, “Fødselsdato”, “Kjønn” og “Fødested” (hvis personnummeret ikke er kjent) er obligatoriske felter. 

Det skal sendes én SED for hver avdød. 

Punkt 2.2.3 “Avdødes adresse før han/hun døde”:

Dette punktet kan ikke fylles ut flere ganger.

Punktet inneholder informasjon om den siste adressen i bostedslandet til avdøde før han/hun døde. 

Punkt 2.2.4 “Personens status” og punkt 2.2.6 “Status”:

Disse punktene kan fylles ut flere ganger.

Punktene er valgfrie (dvs. at avsenderinstitusjonen ikke trenger å angi status i avsenderlandet og i mottakerlandet hvis de ikke er kjent). 

Punktene definerer statusen til avdøde før han/hun døde hos avsenderinstitusjonen og hos mottakerinstitusjonen. 

Del 3 “Søker”:

Delen “Søker” inneholder identifikasjonsinformasjon om den fysiske personen/juridiske personen/begravelsesbyrået som fremsetter krav om gravferdsstønad. Det skal sendes én SED for hver søker. 

Punkt 3.2.3 “Søkerens status” og punktet “Status”: 

Disse punktene kan fylles ut flere ganger.

Punktene definerer statusen til søkeren (den fysiske personen) hos avsenderinstitusjonen og hos mottakerinstitusjonen. 

Punkt 3.3 “Annen type søker”:

Hvis søkeren ikke er en fysisk person, angi om søkeren er:

- en juridisk person som dekket deler av eller alle begravelseskostnadene, eller

- et begravelsesbyrå eller en agent eller representant for et begravelsesbyrå. 

Punkt 3.3.3 “Navn på personen som representerer den juridiske personen/begravelsesbyrået”:

Punktet “Navn på personen som representerer den juridiske personen/begravelsesbyrået” omfatter etternavn og fornavn på den fysiske personen som representerer den juridiske personen/begravelsesbyrået. 

Punkt 3.4 “Adresse”:

Punktet inneholder informasjon om gjeldende adresse til den fysiske personen/juridiske personen/begravelsesbyrået som fremsetter krav om gravferdsstønad. 

Punkt 4.2 “Dato for krav”:

Punktet “Dato for krav” inneholder informasjon om datoen da kravet om gravferdsstønad ble fremsatt for avsenderinstitusjonen. 

Del 5 “Informasjon om representant/verge”:

Denne delen inneholder informasjon om representanten/vergen som representerer søkeren. 

Del 6 “Informasjon om betaling”:

Denne delen inneholder informasjon om hvem gravferdsstønaden skal utbetales til (søkeren eller hans/hennes representant/verge) og omfatter bankopplysninger. 

Punkt 6.2 “Bankopplysninger”:

Bankens adresse, BIC/SWIFT-kode og internasjonalt kontonummer (IBAN) (se Forklaring) er obligatoriske felter. 

Del 8 “Følgende dokument(er) er vedlagt”:

Denne delen kan fylles ut flere ganger. 

Søknaden (kravet) om gravferdsstønad som søkeren har fremsatt for avsenderinstitusjonen, skal vedlegges SED H030. Oppgi også informasjon som kreves i henhold til lovgivningen som er anvendt av mottakerinstitusjonen (den kompetente institusjonen) og andre nødvendige dokumenter f.eks. dødsattest, fakturaer. Disse dokumentene, også kravet som søkeren har fremsatt, vedlegges som skannede dokumenter.

5.2.2 DE VANLIGSTE SCENERI:

5.2.2.1 Medlemsland A (ML) sender medlemsland B et krav om gravferdsstønad fra medlemsland B 

H030

 ML A                                                            ML B

 5.2.2.2     Medlemsland A sender medlemsland B et krav om gravferdsstønad fra medlemsland B 

H030

 ML A                                                            ML B

 Medlemsland B ber medlemsland A om ytterligere informasjon ved hjelp av H001

H001

ML A                                                          ML B

Medlemsland A sender medlemsland B ytterligere informasjon ved hjelp av H002

 

H002

ML A                                                            ML B

MERKNADER:

SED H030 kan brukes i alle sektorer der det utløses rett til gravferdsstønad.

 

5.3 BESKRIVELSE AV SED H001 - Forespørsel om ytterligere informasjon

Dette SED-et sendes normalt bare i situasjoner der nødvendig informasjon ikke er dekket av SED-ene i en bestemt sektor.  Det brukes dersom en institusjon trenger mer informasjon (som SED for å utveksle informasjon) eller kommuniserer ytterligere informasjon om en endring i personens omstendigheter, og disse påvirker eller kan påvirke retten til stønad eller størrelsen på stønaden, og brukes til å kommunisere all nyttig informasjon om saken eller hendelsen (som SED for å overføre ytterligere informasjon uten at det foreligger noe krav). 

SED-et kan også brukes som en påminnelse om å utveksle informasjon som ikke er dekket av sektorens SED-er. Det bør brukes som et tillegg til et annet SED og ikke som en erstatning for et annet SED som er utformet spesielt til det aktuelle formålet, spesielt SED-et for krav om ytelser eller et SED fra en annen sektor som finnes i denne sektoren (dedikert SED). 

Del 2  "Person":

Feltet er ikke repeterbart.

"Etternavn", "Fornavn", "Fødselsdato, "Kjønn" og "Fødested" (hvis personnummeret ikke er kjent) er obligatoriske felt. 

Det skal sendes ett SED for hver aktuelle person. Delen gjelder data for alle forsikrede personer. 

Punkt 1.2.2 "Personens status"

Repeterbart felt 

Punktet definerer status for vedkommende person i avsenderlandet. Hvis "Personens status" er annerledes i avsenderlandet enn i mottakerlandet, bør dette angis av avsenderinstitusjonen som ytterligere informasjon i punkt 5 "Ytterligere informasjon / endrede forhold".   

Del 3  "Personens adresse":

Repeterbart felt. 

Det er mulig å angi personens adresse i (det midlertidige) oppholdslandet og/eller adressen i bostedslandet. Punkt 3.2 er også repeterbart. Begge bokser skal fylles ut hvis bostedslandet og oppholdslandet er det samme.    

Del  4 "Krav/påminnelse":

Det skal angis om SED H001 sendes som et krav om informasjon. 

SED H001 kan kun brukes som påminnelse hvis det har vært kommunikasjon med mottakerinstitusjonen tidligere. I så fall anbefales det at avsenderinstitusjonen angir datoen for tidligere dokument(er) angående det opprinnelige kravet (akkurat som for "Krav"). 

Del 5 "Ytterligere informasjon / endrede forhold":

Delen "Ytterligere informasjon / endrede forhold" inneholder all nyttig informasjon om saken/hendelsen som ikke ble angitt i det første SED-et siden den ikke var kjent/tilgjengelig da SED-et ble sendt inn. 

Endringer i informasjon som er sendt inn tidligere. Delen "Ytterligere informasjon / endrede forhold" inkluderer også annen ytterligere informasjon, evaluering eller avklaring av data som er presentert i tidligere deler. Ikke gjenta informasjon som allerede er oppgitt på et annet sted i SED-et. 

I forbindelse med artikkel 5 i forordning (EF) 883/2004 kan kommunikasjonen av informasjon gjelde endrede omstendigheter som påvirker retten til ytelser eller størrelsen på stønaden, samt all annen nyttig informasjon angående saken/hendelsen i en hvilken som helst sektor (for eksempel om død). Den kompetente institusjonen gir andre institusjoner informasjon uten at det foreligger noe krav. 

Delen "Ytterligere informasjon / endrede forhold" bør angi om SED H001 sendes for å informere om endrede omstendigheter.

Del 6 "Vedlegg":

Repeterbart felt. 

Dokumenter som skal legges ved et SED, skal skannes. Det skal merkes av i både boksen "Dokumenter" og "Annet" dersom "Dokument(er)" og "Annet" legges ved samtidig. Ytterligere forklaring om dokument(er) kan gis om nødvendig.

 

5.4 BESKRIVELSE AV SED H002 - Svar på forespørsel om ytterligere informasjon 

Del 2  "Person":

Feltet er ikke repeterbart. 

"Etternavn", "Fornavn", "Fødselsdato, "Kjønn" og "Fødested" (hvis personnummeret ikke er kjent) er obligatoriske felt. Delen gjelder enhver aktuell person som svaret vedrører. Det skal sendes ett SED for hver aktuelle person. 

Punkt 2.2.2 "Personens status" 

Repeterbart felt 

Punktet definerer status for vedkommende person i avsenderinstitusjonen. Hvis "Personens status" er annerledes i avsenderlandet enn i mottakerlandet, bør dette angis av avsenderinstitusjonen under "Ytterligere informasjon / endrede forhold". 

Del 3  "Personens adresse":

Repeterbart felt. 

Det er mulig å angi personens adresse i oppholdslandet og/eller adressen i bostedslandet. Punkt 3.2 er også repeterbart. Det skal merkes av i begge bokser hvis bostedslandet og oppholdslandet er det samme.  

Del 4 "Svar på ønsket informasjon”:

Det skal angis om SED H001 sendes som et krav om informasjon. 

Del 5 "Svar på anmodning":

Det skal angis om SED H001 sendes som et krav om informasjon.

Punkt 5.2.3 – det er mulig å svare at institusjonen ikke kan sende et bestemt SED og forklare hvorfor. 

Del 7 "Vedlegg":

Repeterbart felt. 

Dokumenter som skal legges ved et SED, skal skannes. Det bør merkes av i både boksen "Dokumenter" og "Annet" dersom "Dokument(er)" og "Annet" er vedlagt samtidig, og dokumentene kan om nødvendig beskrives ytterligere.

VEDLEGG III – Ordliste  

Den korte ordlisten under kompletteres av EESSI Business Glossary, tilgjengelig på følgende sted på EU-kommisjonens hjemmeside: http://ec.europa.eu/social/main.jsp?langId=en&catId=869 .

 

Betegnelse	Kort forklaring
AC	Den administrative kommisjon for koordinering av trygdeordninger (art.71 forordning (EF) nr. 883/2004).
AP (Access Point/Tilgangspunkt)	Nasjonal port til EESSI-nettverket for flere institusjoner.
Motpart	Mottakeren av forespørselen/meldingen og avsender av svaret i en meldingsutveksling.
EESSI	Elektronisk utveksling av trygdeinformasjon
Flyt (eller forretningsflyt)	En flyt består av flere SED og er definert til å dekke et bestemt kommunikasjonsbehov. En flyt er et forhåndsdefinert kommunikasjonsmønster, mens SED-ene som er inkludert i flyten er meldingene som partene utveksler med hverandre. Det utveksles ulike SED i ulike flyter avhengig av formålet med flyten.
Flyteier	Institusjonen som har ansvaret for flyten, og som initierer flyten. Det er flyteieren som kan stenge en flyt som denne har åpnet.
Horisontale flyter	Flyter som ikke er sektorspesifikke: De refererer til informasjonsutveksling som kan være relevant for alle trygdesektorer.
Hovedregister (MD, Master Directory)	Et elektronisk register (en database) for alle institusjonene som er registrert i EESSI, for alle EESSIs medlemsland.
Medlemsland	EESSI-medlemsland (EU-land og EFTA-land: Island, Liechtenstein, Norge og Sveits)
Initiativtager	Institusjonen som åpner en flyt ved å sende et SED til en eller flere andre institusjon(er). Initiativtager er også alltid flyteier.
PIN	Personnummer som gir en unik identifikasjon av den aktuelle personen i institusjonen.
Bedringsflyter	Flyter som brukes til å behandle bedring og utligning.
SED	SED står for: Strukturert elektronisk data. En SED er en elektronisk melding, med forhåndsdefinerte datafelt, som utveksles av medlemslandene i EESSI-systemet for å formidle informasjon til hverandre. Artikkel 1, punkt 2 (d) i forordning (EF) nr. 987/2009 definerer strukturert elektronisk dokument som "ethvert strukturert dokument i et format som er utformet for elektronisk informasjonsutveksling mellom medlemsland". En papirversjon av SED-ene kan benyttes i overgangsfasen.
WEBIC	WEBIC står for: Web-user interface. WEBIC er et program som er utviklet av Europakommisjonen og installert hos medlemslandene. Programmet brukes til å utveksle trygdeinformasjon og sende og motta EESSI-meldinger. Medlemsland kan enten bruke WEBIC til å behandle saker, eller de kan lage et eget, nasjonalt program til dette formålet. Nasjonale programmer bør ha de samme funksjonene som WEBIC. Når det refereres til WEBIC i denne veiledningen, gjelder referansen også nasjonale programmer.