Rundskriv

Hovednr. 45 - Kapittel 21 - Saksbehandling

Utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet, Fagstab ytelser, 30.01.2012

21.1 Generelt

Aktuelle bestemmelser som gjelder saksbehandling står i forordning 883/2004 avdeling V Forskjellige bestemmelser og i forordning 987/2009 (gjennomføringsforordningen).

Det er gitt nærmere retningslinjer vedrørende behandlingen av de enkelte ytelsene under vedkommende kapittel i dette rundskrivet.

21.2 Utveksling av opplysninger mellom EØS-landenes institusjoner

Alminnelige bestemmelser om samarbeid og utveksling av opplysninger er gitt i forordning 883/2004 artikkel 76-78 og i forordning 987/2009 kapittel II artikkel 2-7.

All utveksling av trygdeinformasjon mellom medlemslandene skal etter hvert skje ved hjelp at strukturerte elektroniske blanketter, jf. artikkel 4 i gjennomføringsforordningen. De elektroniske blankettene kalles SED (Structured Electronic Documents). Det er laget egne serier av SED’er for de forskjellige fagområdene, se punkt 0.8 til kapittel 0 i dette rundskrivet .  Systemene for elektronisk utveksling av SED’er mellom landene er imidlertid ikke klare. SED’ene finnes også i papirformat, men EU-landene har i stor utstrekning fortsatt å anvende E-blanketter gitt til forordning 1408/71 også i saker som omfattes av den nye forordning 987/2009. Foreløpig skal man derfor også fra norsk side på flere fagområder fortsatt anvende E-blanketter. Se nærmere om hvilke blanketter og SED i papirformat som skal anvendes under rundskrivskommentarene til de enkelte fagområdene.

21.3 Utveksling av opplysninger mellom berørte personer og institusjoner

Alminnelige bestemmelser om dette står i forordning 987/2009 artikkel 3.

Bestemmelsene forplikter medlemslandene til å sikre at berørte personer får tilgang til de opplysninger som er nødvendige for å gjøre sine rettigheter etter forordningen gjeldende, herunder sørge for brukervennlige tjenester.

Personer som er omfattet av forordning 883/2004 skal gi de relevante institusjoner de opplysninger, dokumenter og annen dokumentasjon som er nødvendig å få for å fastslå rettigheter og forpliktelser.

Opplysninger og dokumenter til bruker skal oversendes straks og innen de frister som er fastlagt i landets lovgivning. Den relevante institusjon skal gi en søker som er bosatt eller oppholder seg i et annet medlemsland, melding om sitt vedtak, direkte eller via kontaktorganet i bosteds- eller oppholdsstaten. Dette gjelder også avslag på ytelse. Kopi av vedtaket skal sendes andre involverte institusjoner.

21.4 Kravframsettelse

21.4.1 Krav om ytelser

Krav om pensjon skal settes fram i bostedslandet eller i det landet vedkommende sist var medlem, jf. forordning 987/2009 artikkel 45 nr. 4.

Dette betyr at behandlingen av krav om pensjon normalt starter i bostedslandets institusjon som da blir kontaktinstitusjon for kravet. Dersom søkeren ikke har vært medlem i Norge, sendes kravet til institusjonen i det EØS-land der vedkommende sist var medlem. Det samme gjelder når vedkommende bor i et land utenfor EØS.

Krav om pensjon som framsettes i ett EØS-land skal føre til at kravet behandles også i de andre land der vedkommende har opptjent rettigheter. Dermed skal et krav om norsk pensjon fra en person som også har bodd/arbeidet i et annet EØS-land anses som et krav om pensjon også fra det andre EØS-landet. Det er det landet som mottar kravet som er ansvarlig for at kravet blir videresendt til andre aktuelle land.

Krav om andre ytelser enn pensjon settes fram for kompetent institusjon i det landet hvis lovgivning vedkommende er omfattet av. Hvis en person ved en feil har sendt krav eller opplysninger til en institusjon i et annet land, skal de videresendes til riktig institusjon, jf. forordning 987/2009 artikkel 2 nr. 3.

21.4.2 Kravdato

Generelt

I forordning 883/2004 artikkel 81er det bestemt at kravdato skal være den dato krav er fremsatt overfor en myndighet eller institusjon i et av EØS-landene.

Får en institusjon som ikke skal utbetale ytelsen et slikt krav, skal den videresende kravet til rett land med angivelse av datoen kravet ble mottatt. Denne dato anses da å være kravdato for den eller de institusjonene (landene) som skal behandle kravet.

Pensjoner

Hvis kravet gjelder pensjon, skal datoen for kravet gjelde for alle berørte institusjoner, jf. forordning 987/2009 artikkel 45 nr. 5. Det er likevel gitt en presisering i artikkel 45 nr. 6 som gjelder tilfeller der søkeren ikke har gitt opplysninger om botid/arbeidsperioder i et land sammen med kravet. I slike tilfeller skal datoen for innsendelse av den manglende informasjon eller ny søknad regnes som kravdato i dette landet. Dette gjelder likevel bare dersom dette landets nasjonale lovgivning ikke har gunstigere bestemmelser. 

I praksis kan det være situasjoner der en søker ikke har gitt opplysninger til kontaktinstitusjonen i bostedslandet om perioder i Norge sammen med det opprinnelige kravet om pensjon, og kravet derfor ikke har blitt oversendt til og behandlet i Norge. Hvis vedkommende senere gir slike opplysninger eller søker på nytt, regnes det siste tidspunktet som kravtidspunkt i forhold til folketrygdloven § 22-13.

Det kan også være situasjoner der opplysninger om ytterligere perioder gis etter at krav om norsk pensjon allerede er behandlet. Dette kan føre til innvilgelse eller økning av norsk pensjon, og kravtidspunktet ved innvilgelse eller revurdering settes da til det siste tidspunktet.

Eksempelvis kan det hende at en som søker alderspensjon ikke får behandlet kravet i Norge fordi vedkommende ikke har opplyst om perioder i Norge, men på et senere tidspunkt gir slike opplysninger eller sender ny søknad. Det tidspunkt opplysningene ble gitt til et berørt land, regnes da i utgangspunktet som kravtidspunkt for norsk alderspensjon, forutsatt at det er mer enn en måned før ønsket virkningstidspunkt., jf. folketrygdloven § 22-13 fjerde ledd bokstav c.

21.5 Kompetent institusjon

Som kompetent institusjon regnes enhver institusjon i et EØS-land som etter forordningens regler eller etter sin nasjonale lovgivning er forpliktet til å behandle et krav og eventuelt gi en ytelse. Jf. definisjonen i forordning 883/2004 artikkel 1q. I enkelte land har man flere institusjoner som behandler trygdesaker. F.eks. har enkelte land forskjellige institusjoner for sykepenger, for pensjoner og for familieytelser. Enkelte land har også flere forskjellige institusjoner for pensjoner.

I forbindelse med arbeidet med elektronisk utveksling av opplysninger har EU levert en institusjonskatalog som gir en oversikt over alle de kompetente institusjoner i EØS-land. Institusjonskatalogen inneholder navn og kontaktinformasjon, funksjon, hvilke ytelsesområder som dekkes m.m.

21.6 Behandling av pensjonssaker

21.6.1 Kontaktinstitusjon i pensjonssaker

Kontaktinstitusjon er et begrep som anvendes i pensjonssaker. Dette er institusjonen i bostedslandet, eventuelt i det landet der vedkommende sist var medlem i trygden. Se artikkel 47A nr. 1 og 45 nr. 4 i forordning 987/2009.

Kontaktinstitusjonen fungerer som et koordinerende organ i forbindelse med krav om pensjoner fra flere land. Alle institusjoner i landene som skal behandle pensjonskravet er kompetente institusjoner og kalles berørte institusjoner.

Kontaktinstitusjonen skal straks underrette alle de andre berørte lands institusjoner om kravet,

I tillegg til å behandle kravet etter egen lovgivning, skal kontaktinstitusjonen fremme utveksling av opplysninger, oversendelse av vedtak og tiltak som er nødvendige for at alle berørte institusjoner skal kunne behandle kravet, samt på anmodning gi søkeren eventuelle opplysninger som er relevante for de sider ved søknadsbehandlingen som gjelder koordineringen, og holde ham/henne informert om den videre saksgangen.

NAV Pensjon Oslo er kontaktinstitusjon i Norge for ytelser til tidligere familiepleier, ytelser til gjenlevende ektefelle, barnepensjon og alderspensjon.

Nav Internasjonalt er kontaktinstitusjon i Norge for uførepensjon

Når kravet ikke skal koordineres av norsk institusjon, er NAV Pensjon Oslo og NAV Internasjonalt berørte institusjoner som kontaktinstitusjonene skal kommunisere med.

21.6.2 Behandling av krav om pensjon

Bestemmelsene står i artikkel47Ci forordning 987/2009. Se for øvrig retningslinjer gitt i pensjonskapitlene i dette rundskrivet.

Kontaktinstitusjonen skal umiddelbart sende søknaden om pensjon til og relevante dokumenter til alle berørte institusjoner, samt varsle hvilke dokumenter som vil bli sendt senere. Formålet er at alle berørte institusjoner skal kunne starte saksbehandlingen samtidig.

Hver av de berørte institusjoner skal så snart som mulig gi kontaktinstitusjonen og andre berørte institusjoner melding om trygdetid eller botid etter sin lovgivning.

Hver av de berørte institusjoner skal beregne ytelsene i samsvar med reglene i forordning 883/2004 artikkel 52, og gi kontaktinstitusjonen og øvrige berørte institusjoner melding om sitt vedtak.

Trygdeinformasjon mellom medlemslandene skal utveksles elektronisk ved elektroniske blanketter (SED). For pensjoner anvendes SED’er i P-serien. Se rundskriv til kapittel 0, oversikt og veiledning til SED i vedlegg til dette rundskrivet, og rundskriv til pensjonskapitlene i dette rundskrivet (Hovednummer. 45). (Foreløpig skal man likevel anvende E-blanketter i 200-serien fastsatt til forordning 1408/71. Bruken E-blankettene er beskrevet i rundskriv til pensjonskapitlene i hovednummer 40 og Vedlegg til hovednummer 40 - Veiledning til 200-serien).

21.6.3 Melding om vedtak i pensjonssaker

Bestemmelsene står i forordning 987/2009 artikkel 48.

Hver institusjon skal gi søkeren melding om sitt vedtak, med de ankefrister som gjelder etter landets lovgivning.

Når kontaktinstitusjonen har fått melding om vedtak fra alle andre berørte institusjoner skal kontaktinstitusjonen sende et sammendrag av vedtakene til søkeren og de øvrige berørte institusjoner i saken. De berørte institusjonene får elektronisk SED P7000 Samlet melding om vedtak, mens søkeren får en tilsvarende publikumsblankett P1. P1 inneholder i tillegg til opplysingene i P 7000 en orientering om adgangen til ny vurdering etter 48 nr. 2. Denne orienteringen må gis sammen med E 211 så lenge man anvender den i stedet for P1.

Krav om ny vurdering av vedtak om pensjon

Når søkeren har mottatt sammendrag av vedtakene har søkeren rett til å kreve å få vedtakene vurdert på nytt av de berørte institusjonene. Jf. artikkel 48 nr. 2.  Et slikt krav om ny vurdering kan settes fram bare dersom søkeren mener at hans/hennes rettigheter er blitt forringet fordi vedtak fra to eller flere institusjoner har innvirket på hverandre.  Adgangen til ny vurdering gjelder derfor ikke alle sider ved vedtaket. I praksis vil det for eksempel kunne kreves ny vurdering dersom søkeren mener fordelingen av trygdetid/botid mellom berørte land har hatt en negativ virkning når det gjelder sammenlegging for rett til pensjon, eller på beregningsresultatet. Det kan også tenkes at anvendelse av bestemmelser om samordning med utenlandske ytelser kan gi slike utslag. (Norge anvender ikke bestemmelser om samordning med utenlandske ytelser).

Ved krav om ny vurdering gjelder de samme fristene som i de enkelte institusjonenes nasjonale lovgivning. Fristene løper fra den dagen søkeren mottar sammendrag av vedtakene. Fra norsk side legges ordinære regler om klagefrist på seks uker etter folketrygdloven § 21-12 til grunn. Når kontaktinstitusjonen er i Norge, vil det endelige norske vedtaket normalt sendes ut sammen med samlet melding om vedtak, og fristen for klage på det norske vedtaket vil være sammenfallende med frist for krav om ny vurdering av dette. Når kontaktinstitusjonen er i et annet EØS-land, vil fristen for krav om ny vurdering være senere enn klagefristen på det norske vedtaket.

Søkeren skal underrettes skriftlig om resultatet av den nye vurderingen, Etter norsk rett vil dette være et vedtak. Det legges derfor til grunn at ethvert vedtak etter krav om ny vurdering av et vedtak om pensjon fra folketrygden kan ankes til Trygderetten.

Etter tidligere forordning 1408/71 var det full klageadgang på alle de nasjonale vedtakene etter å ha mottatt sammendrag av vedtakene på blankett E 211. Bestemmelsen om rett til ny vurdering i forordning 883/2004 medfører at det nå bare full klageadgang i forhold til det nasjonale vedtaket, slik at fristen for klage løper i forhold til mottakelsen av dette.

21.6.4 Ny beregning av pensjonsytelser

Dersom en pensjonsytelse beregnes på nytt, bortfaller eller stanses midlertidig, må den institusjon som fatter vedtak om dette, straks underrette stønadsmottakeren, samt de andre berørte institusjoner. Jf. artikkel 51 nr. 2 i forordning 987/2009.

21.7 Innhenting av medisinske opplysninger og administrativ kontroll

Bestemmelsene står i forordning 987/2009 artikkel 87, og gjelder tilfeller der mottaker av en ytelse eller vedkommendes familiemedlemmer oppholder seg eller bor i et annet EØS-land.

Oppholdslandet eller bostedslandets institusjon plikter på anmodning å innhente medisinske opplysninger til bruk for vurdering av ytelser.

Oppholdslandet eller bostedslandet plikter på anmodning også å innhente andre opplysninger som har betydning for ytelsen, som for eksempel stønadsmottakerens familieforhold eller inntekt.

Oppholdslandets utgifter til innhenting av opplysninger etter disse bestemmelsene skal refunderes av den institusjonen som har bedt om dem. Dette er et unntak fra prinsippet om vederlagsfri gjensidig administrativ bistand i artikkel 76 nr. 2 i 883/2004.