Rundskriv

Forvaltningsloven - Saksbehandlingsrundskriv - Kapittel III. Alminnelige regler om saksbehandlingen

Revidert av Kunnskapsstaben, Juridisk seksjon

Sist endret 17.12.2014  Kunnskapsstaben, Juridisk seksjon, jf overskriften:

§ 11a (saksbehandlingstid, foreløpig svar) (Punktet er omarbeidet i sin helhet)

 

Kapittel III. Alminnelige regler om saksbehandlingen

§ 11 - veiledningsplikt

Generelt

§ 11 første ledd slår fast som et generelt prinsipp at forvaltningsmyndighetene innenfor sitt saksområde har en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med regelen er å gi parter og andre interesserte adgang til å ivareta sine interesser i bestemte saker på best mulig måte.

Bestemmelsen omfatter både det å gi svar på spørsmål, og å gi opplysninger av eget tiltak. Bestemmelsen sier hva plikten består i. Nærmere regler om dette er og gitt i Justisdepartementets forskrifter av 16.12.1977 nr 17.

Det fremgår både av forarbeidene og forskriftene at det ikke har vært meningen med § 11 å pålegge forvaltningen noen plikt til å drive alminnelig opplysningsvirksomhet. Det er bare de som på en eller annen måte kommer i kontakt med vedkommende forvaltningsorgan som har krav på veiledning. Likevel er bestemmelsen så vidt formet at den i hvert fall i utgangspunktet også angir generell opplysning overfor allmennheten som en oppgave for myndighetene.

Arbeids- og velferdsetaten og NAV generelt har i stadig større grad lagt vekt på generell opplysnings- og veiledningsvirksomhet - bl.a. ved brosjyrer og annonser i dagspressen. NAV satser årlig betydelige ressurser for å informere publikum.

NAV sin hjemmeside på internett og brosjyrene utgjør, ved siden av direkte informasjon fra NAV kontorene, selve grunnfjellet i etatens informasjonsproduksjon. NAV vil i tillegg i stadig større grad benytte mediene når vi henvender oss til publikum.

Vi antar at NAV sin generelle opplysningsvirksomhet i hvert fall tilfredsstiller kravene i § 11. Det er selvsagt uansett et mål at vi skal gi best mulig veiledning. Lovens krav er et minstemål.

§ 11 Første ledd - formål og omfang av veiledning

Det slås her fast at forvaltningsorganet har en alminnelig veiledningsplikt, og at denne plikten foreligger for organet "innenfor sitt område". Dette innebærer at det ikke plikter å veilede i spørsmål som hører under et annet organ. Men det skal så vidt mulig gis opplysning om hvilket organ som er rette vedkommende, jfr. bestemmelsens fjerde ledd.

Veiledningsplikten gjelder ikke bare i forvaltningssaker som munner ut i enkeltvedtak eller forskrift, også andre saker omfattes.

Omfanget av plikten er regulert i første ledd siste punktum. Utgangspunktet må være at Arbeids- og velferdsetaten foretar en avveining mellom sakens karakter, behovet for veiledning og den tid som står eller bør stå til rådighet. Det er dette som ligger i formuleringen om at veiledningen må tilpasses det enkelte organs situasjon og kapasitet til å påta seg veiledningsvirksomhet. Prioriteringen må ikke gå ut over personer eller persongrupper som har spesielt behov for veiledning, f.eks. ressurssvake.

§ 11 Andre ledd - innholdet av veiledningsplikten

NAV lokalt skal av eget tiltak vurdere partenes behov for veiledning. Vurderingen må skje på bakgrunn av sakens karakter og den kjennskap organet har til parten og hans mulighet til å vareta sine interesser. Ved vurderingen av behovet er det relevant å ta i betraktning hvor ressurssterk den det gjelder er.

Bestemmelsen stiller imidlertid et minstekrav til veiledningen når parten forespør, eller når sakens art eller partenes forhold gir grunn til det. Det skal da veiledes om

Det må tas hensyn til sakens vanskelighetsgrad, partenes forutsetning til selv å skaffe opplysninger eller advokathjelp.

NAV lokalt må om mulig også peke på omstendigheter som i det konkrete tilfellet særlig kan få betydning for resultatet. Det bør opplyses om de viktigste argumenter som kan sette den det gjelder i stand til å legge saken opp slik at han oppnår det for ham ønskede resultat.

§ 11 Tredje ledd - veiledning når det ikke pågår en sak

Her bestemmes det at Arbeids- og velferdsetaten plikter å gi tilsvarende veiledning (som loven pålegger den overfor parter) til en person som spør om sine rettigheter og plikter i et konkret forhold som har aktuell interesse for ham. Bestemmelsen tar særlig sikte på tilfelle hvor saken ennå ikke formelt er kommet i gang ved søknad o.l.

§ 11 Fjerde ledd - krav på å bli henvist til riktig organ

En som henvender seg til urett myndighet har om mulig krav på å bli henvist til rett organ. Dette innebærer at man er pliktig til å gjøre visse undersøkelser når man ikke selv er sikker på hvilken som er rett myndighet, f.eks. slå opp i boken "Hvem svarer på hva i staten". Selv om regelverket her inneholder reservasjonen "om mulig", betyr det altså ikke at man er berettiget til å la saken ligge eller forholde seg passiv, når man selv ikke er kjent med hvilket som er rett organ. Dreier det seg derimot om et tilfelle hvor det ikke er mulig å ha oversikt over hvilket som er rett organ, f.eks. fordi det kan være flere organer som har kompetanse i en sak som den aktuelle, er det tilstrekkelig å hjelpe personen på rett spor ved å angi alternativene eller ett av organene.

Dersom henvendelsen inneholder feil, misforståelser, unøyaktigheter mv, skal NAV gi beskjed om dette. Plikten inntrer bare "om nødvendig" og når avsenderen "bør" rette mangelen. Ofte vil Arbeids- og velferdsetaten kunne rette opp feilen selv uten å kontakte parten når det er utvilsomt hvordan feilen bør rettes. Men er det tale om en mer vesentlig feil, hvor det ikke umiddelbart er klart hvordan den bør avhjelpes, bør parten kontaktes i samsvar med loven. Ofte kan det gjøres uformelt over telefon, slik at feilen kan rettes opp umiddelbart. Må dokumentene returneres, bør det gis frist til å rette opp mangelen og eventuelt gis veiledning om hvordan dette kan gjøres.

§ 11 Femte ledd - nærmere bestemmelse om utstrekningen av veiledningsplikten og om den måten veiledning skal ytes på

Slike forskrifter er gitt av Justis og politidepartementet 15. desember 2006 nr. 1456.

Hvem skal gis veiledning?

Bestemmelsen tar i første rekke sikte på individuell veiledning i det konkrete tilfelle til den som enten allerede er eller kan bli part i en sak Arbeids- og velferdsetaten vil behandle. Det er her det blir tale om at Arbeids- og velferdsetaten som forvaltningsorgan har plikt til å gi veiledning i den forstand at brudd på plikten kan få rettslige følger.

En særlig plikt til å gi veiledning vil man ha der Arbeids- og velferdsetaten ser at medlemmet kan miste rettigheter eller ellers komme uheldig ut i en sak på grunn av manglende kjennskap til reglene. Som eksempel kan nevnes at en enslig forsørger med overgangsstønad gir melding til NAV lokalt om at hun vil begynne i arbeid slik at stønaden skal stoppes/reguleres. I et slikt tilfelle bør NAV lokalt ha plikt til å opplyse om at enslig forsørger som på grunn av arbeid utenfor hjemmet må overlate det nødvendige tilsyn av barnet til andre muligens har krav på stønad til barnetilsyn.

Først og fremst skal partene i saker som behandles, gis veiledning. Men også andre som kommer for å spørre om konkrete forhold som har aktuell interesse for dem, har krav på veiledning, f.eks. hvilke rettigheter de har, og hvordan de skal gå frem for å få en ytelse. Veiledningsplikten innen forvaltningsorganets saksområde er uavhengig av om sak pågår. Selv om sak pågår bør det gis informasjon om andre nærliggende stønader som kan være aktuelle for medlemmet.

Veiledningen i konkrete trygdesaker

Behovet for spesiell informasjon til medlemmer oppstår som regel i forbindelse med en situasjon som kan gi rett til en trygdeytelse eller når vedkommende ellers blir interessert i å få rede på folketrygdlovens bestemmelser. Denne type informasjon kan gis pr. brev eller samtale. Man bør uttrykke seg så nøyaktig og fullstendig som mulig for å unngå misforståelser. Vi minner om at det skal tas notat dersom det blir gitt veiledning som kan få betydning ved senere behandling av saken, jfr. noteringsplikten i følge forvaltningsloven § 22. Forvaltningen skal imidlertid som hovedregel ikke gi forhåndsuttalelser om hvordan sakens utfall vil bli.

Personlige samtaler vil oftest være en god måte å meddele slik informasjon på. Den umiddelbare kontakten med medlemmet gjør det lettere å vurdere vedkommendes behov for veiledningen. Man får også lett anledning til å avklare eventuelle misforståelser, og det er også lettere å forklare forholdene mer utførlig.

Arbeids- og velferdsetaten bør, hvor forholdene ligger til rette for det, sette i verk rutiner for automatisk informasjon til stønadsberettigede klienter. Men dette erstatter ikke etatens individuelle veiledningsplikt der vedkommende henvender seg til NAV lokalt.

I forhold til barnebidrag skal ikke NAV lokalt ta initiativ til kontakt med en av partene for å få denne til å sette fram krav. En bidragssak dreier seg om forholdet mellom to private parter, og et tiltak som kan virke positivt for den ene parten, kan ha motsatt virkning for den andre.

Vi skal nedenfor se nærmere på de viktigste bestemmelser med hensyn til veiledning som er aktuelle under behandlingen av en trygdesak fra saken kommer inn og til saken eventuell blir brakt inn for NAV Klage- og anke.

Ved krav om ytelser

Alle krav skal settes frem overfor NAV lokalt - uansett hvilket organ som skal treffe avgjørelse i saken, jf. folketrygdlov § 21-2. Når et krav foreligger, plikter NAV lokalt å veilede den som setter frem kravet og undersøke alle forhold som har betydning for saken. Dette skal NAV lokalt gjøre på egen hånd, jfr. også forvaltningsloven § 17.

Når NAV lokalt behandler en sak, skal det om nødvendig gis veiledning om lover, forskrifter og vanlig praksis på det området saken gjelder, og regler for saksbehandlingen, om partenes rettigheter og plikter etter forvaltningsloven. Når det gjelder orientering om retten til å la seg bistå fra advokat (§ 12), retten til dokumentinnsyn (§ 18) og klageadgang, fremgår dette av orienteringen om rettigheter og plikter som parten mottar når han får melding om vedtaket. Dersom parten mottar slik orientering, er det ikke nødvendig med ytterligere veiledning bortsett fra i tilfeller hvor NAV lokalt ser at det er behov for dette eller han spør om dette. Dersom det er naturlig skal det også gis veiledning om mulige rettigheter etter andre lover (f.eks. etter skatteloven) og henvises til andre etater.

I tilknytning til en bidragssak vil NAV lokalt ofte få spørsmål om foreldreansvar og samværsrett. Foreldreansvar og samværsrett administreres ikke av Arbeids- og velferdsetaten, men av Fylkesmannen. Ved slike henvendelser bør NAV lokalt stort sett begrense seg til å gi orientering om hvilken instans som er rette vedkommende for det aktuelle problemet.

Hvor omfattende veiledning skal gis?

Det nærmere omfang av veiledningsvirksomheten må i første omgang vurderes av Arbeids- og velferdsetaten selv. Det må selvsagt tas hensyn til organets øvrige gjøremål og oppgaver.

Omfanget av veiledningsplikten overfor publikum generelt og avveiningen i forhold til andre arbeidsoppgaver har vært kommentert i en del saker for Sivilombudsmannen.

Virkning av overtredelse av plikten

Det behøver ikke nødvendigvis å få noen rettslige følger at pliktene vedrørende veiledning forsømmes. Medlemmet kan imidlertid klage til Sivilombudsmannen som i enkelte tilfeller har kritisert forvaltningsorganer som har forsømt sin veiledningsplikt. Dersom forsømmelsene er grove, kan sanksjoner mot vedkommende tjenestemann komme på tale. Det forekommer også at overtredelse av plikten medfører ugyldighet av vedtaket eller erstatningsansvar for det offentlige.

Erstatning for tap på grunn av feilaktig/ufullstendige opplysninger

Se eget rundskriv Vedlegg 21 til kapittel 21; Vedlegg 1 til kapittel 21.

 

§ 11 a (saksbehandlingstid, foreløpig svar)

[Endret 12/14]

Generelt

Forvaltningsloven inneholder ikke noen bestemmelse om frister for saksbehandlingen. § 11 a gir imidlertid regler som gjelder fremdriften av saker. Bestemmelsen blir ofte omtalt som "foreløpig svar" noe som knytter seg til ordlyden i andre ledd. Bestemmelsen ble endret ved lov av 12. januar 1995. Endringen bygger på Ot.prp. nr. 75 (1993-94) og Innst. O. nr. 4 (1994-1995).

Hensynet bak bestemmelsen om forvaltningens plikt til å gi et foreløpig svar, er å gi avsenderen melding om at saken er kommet fram, samt hvis mulig å gi et anslag over forventet saksbehandlingstid. Parten orienteres om hvor saken "står" i forvaltningen. Bare dersom det er åpenbart unødvendig, kan det unnlates å gi foreløpig svar. Formuleringen er uttrykk for at det skal gjelde en forholdsvis snever unntaksregel.

Arbeids- og velferdsetatens virksomhet innebærer hovedsakelig å fatte enkeltvedtak. Det er dermed bestemmelsens andre og tredje ledd som har størst betydning for Arbeids- og velferdsetaten.

Forholdet til folketrygdloven

Folketrygdloven § 21-10 første ledd har samme innhold som forvaltningsloven § 11 a første ledd. Se her kommentarene til § 21-10.

§ 11 a første ledd - saken skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold

Etter første ledd skal forvaltningsorganet forberede og treffe avgjørelse i saken uten ugrunnet opphold. Det betyr at forvaltningsorganet uten ugrunnet opphold skal starte forberedelsen av saken. Det betyr vanligvis at saksbehandler uten ugrunnet opphold vurderer om saken er tilstrekkelig opplyst og at all nødvendig dokumentasjon er innsendt.

Kriteriet «uten ugrunnet opphold» er utpreget skjønnsmessig, og betydningen vil kunne variere fra sak til sak. Oppfyllelse av de rettssikkerhetsgarantier som ligger i forvaltningslovens saksbehandlingsregler, vil nødvendigvis medføre at saksbehandlingen etter omstendighetene kan bli tidkrevende. Hva som i det enkelte tilfellet vil være en forsvarlig saksbehandlingstid, vil måtte variere med sakens art og omfang, tilgjengelige ressurser m.v.

 § 11 a andre ledd - krav på foreløpig svar

Etter denne bestemmelsen skal det sendes orientering til bruker eller den som har henvendt seg til Arbeids- og velferdsetaten, dersom det vil ta uforholdsmessig lang tid å vurdere henvendelsen. Hva som regnes som "uforholdsmessig lang behandlingstid" bør vurderes "i lys av de forventninger parten i alminnelighet vil ha", sies det bl.a. i teorien. Her er det også lagt til grunn at søkeren skal ha foreløpig svar innen to uker ved første gangs henvendelser. Justisdepartementet har uttalt at mer enn to uker må oppfattes som uforholdsmessig lenge når det gjelder svar på kurante henvendelser, og mer enn en måned når det gjelder søknader om tillatelser. I det foreløpige svaret skal det gjøres rede for grunnen til utsettelsen og angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det er åpenbart unødvendig.

Det er det organet som mottok henvendelsen eller som fattet det påklagede vedtak som skal sende orienteringen. Det setter store krav til samhandling og informasjon på tvers av enheter og nivåer, der en sak innebærer behandling i flere enheter.

I Arbeids- og velferdsetaten vil det generelt være stor arbeidsmengde i kontoret som antas å måtte angis som grunn til ventetiden. Det skal så langt det er mulig informeres om reell saksbehandlingstid, alternativt kan det opplyses om den saksbehandlingstiden som vanligvis påløper for sakstypen. . Det er ikke tilstrekkelig å opplyse om at behandlingen vil skje så snart som mulig. Det skal sendes foreløpig svar så snart forvaltningsorganet innser at det vil ta uforholdsmessig lang tid å behandle henvendelsen.

Plikten til å gi et foreløpig svar gjelder i alle forvaltningssaker, også ved henvendelser som ikke resulterer i noen avgjørelse.

Bestemmelsen i andre ledd vil også få betydning der organet driver forretningsvirksomhet, offentlig tjenesteytelser mv. Foreløpig svar kan gis skriftlig eller muntlig.

Det er laget et standard "kvitteringsbrev" med mulighet til utfylling av forventet saksbehandlingstid for det området saken gjelder.

§ 11 a tredje ledd – saker som gjelder enkeltvedtak og som ikke besvares innen en måned

I saker som gjelder enkeltvedtak har forvaltningen plikt til å gi et foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Svaret skal inneholde det som fremgår av andre ledd, og det kan bare unnlates å gi slikt foreløpig svar dersom det må anses som åpenbart unødvendig. Denne bestemmelsen vil gjelde de fleste av Arbeids- og velferdsetatens henvendelser.

 Foreløpig svar for forskjellige typer henvendelse

For Arbeids- og velferdsetatens vedkommende vil alle krav/søknader, klager, anker og ankenemdsaker være «saker som gjelder enkeltvedtak.

For enkeltsaker i form av krav eller søknad om ytelser og klage- og ankesaker skal det gis foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned med mindre det må anses som åpenbart unødvendig. I arbeids- og velferdsetaten tar det i dag mer enn fire uker å behandle de aller fleste henvendelser, og det skal da sendes foreløpig svar i alle saker med mindre saksbehandlingstiden faktisk er kortere enn fire uker.

De enkelte tjenesteområdene skal utarbeide rutiner som ivaretar kravet over. Det skal rutinemessig sendes kvitteringsbrev når vedtaksinstansen mottar klagesaker. Behandlingstiden for disse vil vanligvis overstige en måned. I tillegg orienteres klager om at saken oversendes til klageinstansen gjennom en gjenpart av innstilling i klagesak. Dersom den tidligere oppgitte svarfristen ikke kan overholdes, følger det av god forvaltningsskikk at bruker orienteres om årsak til at saken ikke kan behandles innen fristen, samt at ny forventet saksbehandlingstid oppgis. Det er forventet reell saksbehandlingstid som skal oppgis. Dette skal de respektive enhetene ha rutiner for å følge opp,

I ankesaker skal klageinstans sende varsel om forventet saksbehandlingstid i klageinstans. Dersom fristen ikke overholdes, skal det informeres om ny frist.

For andre saker gjelder:

I saker som gjelder serviceklager skal det sendes foreløpig svar dersom behandlende enhet ikke kan behandle saken innen fire uker.

Saker fra Sivilombudsmannen skal gis høy prioritet og forutsettes derfor å bli behandlet så raskt at det i de fleste tilfelle ikke vil være nødvendig å sende noe midlertidig svar. Men dersom besvarelsen på grunn av innhenting av opplysninger og lignende forventes å ta noe tid, må midlertidig svar sendes.

Generelle saker fra departementer faller utenfor det området som omfattes av tredje ledd og gir ikke grunnlag for noe rutinemessig opplegg med foreløpige svar.

Når det gjelder oversendelse av konkrete saker fra Departementet til Arbeids- og velferdsdirektoratet til besvarelse, kan det være aktuelt å videresende slike saker til ytre etat som rette vedkommende til besvarelse. Dersom en gjenpart av Direktoratets oversendelsesbrev sendes til Departementet og til brevskriveren, vil dette gi tilstrekkelig orientering. Hvis brevet inneholder klager over noen av etatens organer, kan det unntaksvis være nødvendig at Direktoratet (eventuelt Departementet selv) besvarer brevet. Dersom dette vil ta noen tid, bør rutinen være at Arbeids- og velferdsdirektoratet gir et midlertidig svar.

I saker som gjelder enkeltvedtak fra et annet forvaltningsorgan gis foreløpig svar.

Brev fra personer om stønadsspørsmål sendt direkte til Arbeids- og velferdsdirektoratet (eller når slike brev er sendt Kongen, stortingsrepresentanter/regjeringsmedlemmer eller andre, og Arbeids- og velferdsdirektoratet får oversendt disse), videresendes vanligvis til den aktuelle enhet til besvarelse på samme måte som nevnt tidligere.

Når det gjelder skriftlige henvendelser fra organisasjoner, interessegrupper, firmaer o.l. bør det alltid gis midlertidig svar.

§ 11 b (adgang for Kongen til å fastsette frister)

Se forskrift av 15. desember 2006 nr 1456 kapittel 9 om beregning av saksbehandlingsfrister.

§ 11 c (adgang for Kongen til å gi regler om nemnder)

Vi antar at bestemmelsen er lite relevant for Arbeids- og velferdsetatens arbeid, og vi har derfor ikke funnet det nødvendig å kommentere den.

§ 11 d (muntlige konferanser og nedtegning av opplysninger)

§ 11 d første ledd - Krav på muntlig konferanse

[Endret 11/10]

Av første ledd går det frem at parten har rett til samtale med tjenestemannen, dersom han har "saklig grunn" og bare i den utstrekning en "forsvarlig utførelse av tjenesten tillater" det. I utgangspunktet gjelder retten muntlig samtale på forvaltningsorganets kontor. Første ledd må imidlertid leses med den reservasjonen at parten kan avvises dersom det er grunn til å tro at han vil opptre voldelig eller truende overfor forvaltningen. Grunnlaget for nektelsen må i tilfelle være alminnelige nødrettsbetraktninger - vi er i disse tilfellene egentlig utenfor området for § 11 d, jf. Sivilombudsmannens årsmelding 1990 side 48. Dette gjelder imidlertid bare fremmøte og ikke telefonsamtaler. Loven må forstås slik at det skal være mulig å nå tjenestemenn ved forvaltningsorganet over telefon.

Loven gir parten en alminnelig adgang til å kreve samtale. Vilkårene om "saklig grunn" har til formål å forhindre at saker blir lagt frem i utrengsmål av kverulanter eller andre som krever bistand som kan bli unødvendig belastende for organets tjenestemenn.

Reservasjonen om at retten til samtale bare kan skje i den utstrekning en forsvarlig utførelse av tjenesten tillater det, knytter seg både til tidspunktet for og lengden av konsultasjonen. Det må også antas at reservasjonen gir organet adgang til å henvise parten til skriftlig redegjørelse i tilfelle hvor denne behandlingsmåten passer best.

Bestemmelsen gir ikke parten krav på å få snakke med en bestemt tjenestemann. Den parten henvises til behøver dermed ikke være den som skal behandle eller avgjøre saken. 

For at retten til samtale skal ha noen realitet må imidlertid den tjenestemannen parten får snakke med inneha tilstrekkelige forutsetninger for å diskutere saken. I noen tilfeller vil det bare være saksbehandler som har disse forutsetningene og parten må i slike tilfeller få mulighet til å få snakke med denne.

§ 11 d andre ledd - Noteringsplikten

Etter andre ledd pålegges tjenestemennene så langt som mulig å skrive ned nye opplysninger og anførsler av betydning som gis ved muntlige forhandlinger, konferanser og telefonsamtaler. Fordi en uinnskrenket plikt til å nedtegne opplysninger vil føre til merarbeid for forvaltningen, begrenser loven plikten til å gjelde "nye" opplysninger og anførsler som er av betydning for saken. Forarbeidene forutsetter at notatet ikke bør gjøres for omstendelig, men det bør signeres og dateres av tjenestemannen. Videre bør parten gjøres kjent med at det vil bli satt opp et notat. Bakgrunnen for lovbestemmelsen er først og fremst et behov for å gjøre reglene om partsinnsyn effektive: Nedtegning gjør opplysningene notoriske og det er til hjelp for det organ som behandler saken. Notat etter forvaltningsloven § 11 c inngår i sakens ordinære dokumenter. Skal dokumentet unntas fra partsinnsyn, må innholdet gå inn under noen av unntakene i §§ 18 og 19.

§ 12 (advokat eller annen fullmektig)

Generelt

Etter § 12 første ledd har en part alltid rett til å la seg bistå av en fullmektig. Partens rett til selv å kunne velge hvem han vil ha som fullmektig, er innskrenket ved bestemmelser i andre ledd, og i tredje og fjerde ledd er det gitt enkelte saksbehandlingsregler for det tilfelle at parten har fullmektig.

Hensynet bak bestemmelsen er å legge til rette for en ordning som kan sikre at søkerens interesser kan bli ivaretatt på best mulig måte. Når noen søkeren har tillit til kan opptre på vegne av søkeren eller sammen med denne, vil dette kunne bidra til å styrke søkerens interesser. På de områdene som Arbeids- og velferdsetaten administrerer vil det være søkere som på grunn av sykdom og uførhet kan føle særlige behov for å få hjelp av andre til å ivareta sine interesser.

§ 12 Første ledd - retten til å la seg bistå på alle trinn av saksbehandlingen

Av første ledd fremgår at en part har rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig på alle trinn av saksbehandlingen. Dette innebærer at både krav om ytelser og eventuelle klager/anker over vedtak kan skje ved fullmektig, se også tredje ledd første punktum.

§ 12 Andre ledd - hvem kan brukes som fullmektiger

[ Endret 9/11]

Det fremgår av andre ledd at enhver myndig person eller organisasjon som søkeren er medlem av kan brukes som fullmektig. I klagesaker til forvaltningen kan således en organisasjon være prosessfullmektig, men i ankesaker til Trygderetten er det ikke adgang til dette. Dette betyr at dersom en organisasjon er fullmektig i en klagesak for arbeids- og velferdsetaten, vil ikke organisasjonen godtas som fullmektig dersom saken ankes til Trygderetten. Da må det eventuelt løses ved at en bestemt person i organisasjonen får fullmakt til å være fullmektig, se ankerundskriver Hovednummer 90.

Andre ledd andre og tredje punktum omhandler personer som kan nektes å være prosessfullmektig eller ikke kan godtas som fullmektig. I forvaltningssaker kan foruten advokater en del andre yrkesgrupper som er nevnt i domstolsloven § 218 (bl.a. ferdig utdannede jurister og revisorer), yte rettshjelp. Den som søker erverv ved å opptre for andre, uten å tilhøre nevnte yrkesgrupper, kan nektes å være fullmektig. Bestemmelsen virker som en yrkesbeskyttelse, men sikrer også at den hjelp som tilbys som profesjonell, holder mål. Videre kan ikke en som er ansatt i a rbeids- og velferdforvaltningen opptre som fullmektig for søkere, verken når det gjelder saker på statlig eller kommunalt område. Bestemmelsen i siste punktum er blant annet gitt for å hindre mistanke om forskjellsbehandling. Bestemmelsen er ikke til hinder for at en slik ansatt kan hjelpe en person, for eksempel med å utarbeide ankeerklæring til Trygderetten. Den ansatte kan da ikke skrive ankeerklæringen "på vegne av" medlemmet eller på annen måte fremstå som fullmektig. Avvisning av en prosessfullmektig fordi vedkommende faller inn under en av gruppene som nevnt, synes ikke å være noe som forekommer særlig ofte.

§ 12 Tredje og fjerde ledd - henvendelser og krav til fullmakt

Ellers er det viktig å merke seg bestemmelsens tredje ledd om at alle henvendelser i saken skal skje til fullmektigen med eventuell kopi til parten.

Dersom parten krever å bli underrettet i stedet for fullmektigen, må fullmektigen orienteres om dette.

§ 12 Siste ledd

Av siste ledd fremgår at fullmektig som ikke er advokat må legge frem skriftlig fullmakt. Det er viktig at dette kontrolleres. Advokater anses å ha stillingsfullmakt. Andre kan derimot ikke fremsette krav eller anke på vegne av sin pasient uten at det foreligger skriftlig fullmakt. Også ektefeller må ha fullmakt for å fremsette krav for hverandre.

Den som er verge for en umyndig kan ikke opptre som fullmektig i forhold til § 12. Vedkommende representerer selv søkeren. Vergen kan imidlertid selv la seg representere ved fullmektig.

§ 13 Taushetsplikt

[Endret 5/08]

Innledning

Forvaltningsloven har regler om taushetsplikt i §§ 13 til 13 f. Hovedregelen er at forvaltningsorganet har taushetsplikt om person- og næringsopplysninger som kan tilbakeføres til en bestemt person. Det er imidlertid gitt unntak fra hovedregelen ut fra private eller offentlige interesser.

Hensikten bak reglene er å beskytte enkeltmenneskets integritet og skape et tillitsforhold mellom forvaltningsorganet og den private part. Uten et slikt tillitsforhold vil det være vanskelig for Arbeids- og velferdsetaten å utføre sine oppgaver på en tilfredsstillende måte.

I en rekke særlover er det gitt egne regler om taushetsplikt, f.eks. i legeloven § 31. I så fall vil særlovgivningen gå foran reglene i forvaltningsloven. Eventuelt vil forvaltningslovens taushetspliktsregler utfylle bestemmelsene i særlovgivningen se § 13 f.

Arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7

inneholder regler om taushetsplikt som gjelder i tillegg til forvaltningslovens regler. Når det behandles krav om stønad etter folketrygdloven, er det reglene i Arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7 som skal anvendes der disse kommer i konflikt med eller i tillegg til forvaltningslovens bestemmelser.

Før NAV-reformen var taushetspliktsreglene for etaten i folketrygdloven § 21-9. Den bestemmelsen er nå opphevet og taushetspliktbestemmelsen ble flyttet over til Arbeids- og velferdsforvaltningsloven i NAV-reformen.

Forarbeidene til den folketrygdloven § 21-9 finnes i Ot.prp. nr. 3 (1976-77). Ot.prp. nr. 2 (1985-86) om lov om endringer i bestemmelsene i særlovgivningen om taushetsplikt (tilpassing til forvaltningsloven) gir også viktige opplysninger om hvordan reglene i forvaltningsloven skal fortolkes i forhold til særlovgivningen.

§ 13 Første ledd - hvem har taushetsplikt og hvilke opplysninger omfattes av taushetsplikten

Personkrets

Etter lovens ordlyd har enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan taushetsplikt. Dette omfatter i første rekke ansatte i Arbeids- og velferdsetaten som arbeider med lover som administreres av etaten og med administrative saker. Men også andre som tar kortvarige oppdrag, som f.eks. dataeksperter som engasjeres for å løse et bestemt problem eller en lege som trygdeetaten anmoder om en legeerklæring kommer inn under taushetsreglene. Bestemmelsen omfatter enhver form for arbeid slik som renhold, arkivering, syketransport o.l. Reglene om taushetsplikt står i forvaltningslovens kapittel III og gjelder således også all virksomhet som forvaltningsorganet driver i tillegg til å fatte enkeltvedtak jf. § 3 første ledd.

Taushetsplikten omfatter kun opplysninger som er kommet til kunnskap under utøvelse av arbeid eller tjeneste. Opplysninger man har fått som privatperson i f.eks. selskap - nabosladder - faller utenfor den lovbestemte taushetsplikten. Dersom spørsmålet om det foreligger brudd på taushetsplikten skulle komme opp, må man selv være forberedt på å kunne dokumentere hvor opplysningene stammer fra. Begrepet "utfører tjeneste eller arbeid" er videre en begrensning av hvilke personer som har taushetsplikt. Pressefolk og andre utenforstående personer har således ikke taushetsplikt om opplysninger som på forskjellig måte lekker ut til pressen. Det samme gjelder andre som tilfeldigvis får kjennskap til taushetsbelagt informasjon.

Hva innebærer det å ha taushetsplikt?

Taushetsplikt er i juridisk teori definert som "plikten til å sørge for at visse opplysninger ikke kommer ut, verken ved at det fortelles om dem eller ved at dokumenter eller notater overlates til uvedkommende". Taushetsplikten inneholder således både et forbud mot å bringe videre bestemte opplysninger og en aktiv plikt til å hindre at andre får tilgang til dokumenter og notater.

Konferanser med klienter må tilrettelegges slik at ovennevnte hensyn ivaretas. Trygdefunksjonærenes samtale med klienten må ikke kunne overhøres av andre. Klienten må heller ikke få innsyn i andres saksmapper, eller overhøre telefonkonferanser o.l. PC-terminaler må plasseres slik at besøkende ikke kan lese hva som står der, eventuelt må dokumentet på skjermen lukkes ved besøk.

Bruk av telefaks og e-post reiser særlige problemer i forhold til taushetsplikten. Det vises her til at vi plikter å hindre at andre får kjennskap til taushetsbelagte opplysninger.

Ved bruk av telefaks er det lett å slå et nummer feil, bruke feil e-post adresse, internett er ikke sikkert nok, det kan oppstå tekniske feil eller nettet kan tappes og dokumentet kan da bli skrevet ut hos feil mottaker. Faren for feil medfører at taushetsbelagte opplysninger ikke bør sendes over faks og e-post. Dersom det er behov for opplysningene straks, skal alle kjennetegn sladdes ut før dokumentet sendes slik at det er helt anonymisert.

Hvilke opplysninger omfattes av taushetsplikten?

§ 13 Første ledd nr. 1 - personopplysninger

Taushetsplikten omfatter som utgangspunkt alle opplysninger som er knyttet til en person, uten hensyn til om opplysningene anses som følsomme eller ikke. Dette er opplysninger det er vanlig at man ønsker å holde for seg selv. Typiske personlige opplysninger er slektskap, familie, fysisk og psykisk helse, karakter og følelsesliv. Opplysninger om den enkeltes utdanning og økonomiske situasjon må også anses som personlige. Opplysninger om den enkeltes forhold til forvaltningen vil også falle inn under "noens personlige forhold".

§ 13 Første ledd nr. 2 - næringsopplysninger

Her gis det regler om taushetsplikt for næringsopplysninger. Formålet med reglene er dels å hindre spredning av opplysninger som kan føre til økonomisk tap for et foretak, enten direkte eller ved at konkurrenter får tilgang til opplysningene. Dels er formålet å opprettholde et tillitsforhold mellom det offentlige og foretaket.

Hensikten med bestemmelsen er å sikre at opplysninger av betydning for virksomhetens konkurranseevne beskyttes. Opplysninger som må anses alminnelig kjent faller utenfor, det samme gjelder opplysninger som åpenbart er uten betydning. Det er et formål å betone at opplysningen er av en slik karakter at det er naturlig å regne med at man i vedkommende virksomhet anser det av betydning å hemmeligholde den.

§ 13 Andre ledd - opplysninger som ikke regnes som personlige etter forvaltningsloven

Etter forvaltningsloven § 13 andre ledd er opplysninger om fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, yrke, bosted og arbeidssted ikke være underlagt taushetsplikt fordi de ikke regnes som særlige følsomme og derfor heller ikke anses som noens personlige forhold i forhold til forvaltningsloven. Slike opplysninger kan imidlertid røpe et klientforhold. I så fall vil navn mv. være undergitt alminnelig taushetsplikt.

Forholdet til reglene om taushetsplikt i arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7

Det er i arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7 gitt en egen bestemmelse om hva som skal ansees som taushetsbelagte personopplysninger. Denne bestemmelsen vil for saker etter folketrygdloven erstatte forvaltningslovens regler på dette området. Etter arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7 omfattes opplysninger om fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bosted og arbeidssted av arbeids- og velferdsetatens taushetsplikt. Etaten må derfor ved sin saksbehandling ta hensyn til at de nevnte forhold er taushetsbelagte i saker etter folketrygdloven, mens det i andre saker som behandles etter forvaltningsloven vil bero på om opplysningene vil røpe et klientforhold, eller som av andre forhold som må anses som personlige.

§ 13 Tredje ledd - hvor lenge varer taushetsplikten?

Etter § 13 tredje ledd første punktum er det klart at taushetsplikten også varer etter at vedkommende tjenestemann har sluttet i tjenesten eller arbeidet. Det følger av andre punktum at den som har taushetsplikt ikke kan utnytte opplysninger som nevnt i § 13 i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Begge disse reglene er nødvendige for at taushetspliktreglene skal kunne realisere sitt formål.

§ 13 a (begrensninger i taushetsplikten når det ikke er behov for beskyttelse)

§ 13 a første ledd nr. 1 - begrensninger i taushetsplikten overfor dem opplysningene direkte gjelder og opphevelse av taushetsplikten ved samtykke

Taushetsplikten etter forvaltningsloven gjelder ikke overfor dem opplysningene direkte gjelder. Unntaket fra taushetsplikten gjelder uavhengig av om det foreligger noen sak til behandling. Denne regelen kommer i tillegg til reglene i §§ 18 og 19 om partens rett til å gjøre seg kjent med opplysningene i en sak. Etter forvaltningsloven § 13 a nr. 1 er det nok at forvaltningsorganet har opplysningen, det er ikke noe krav at det samtidig skal foreligge en forvaltningssak. Begrepet "direkte gjelder" må forstås konkret, og omfatter en mindre personkrets enn begrepet part jf. § 2 e, hvor det forutsettes at det foreligger en sak.

Reglene gir forvaltningen rett til å gi opplysningen uten at det strider mot taushetsplikten, men de gir ikke "den saken direkte gjelder" rett til å kreve opplysninger. Forvaltningen har her opplysningsrett - men ikke opplysningsplikt. Andre regler kan imidlertid på selvstendig grunnlag gi rett til å få opplysningen selv om det ikke foreligger en forvaltningssak (se personregisterloven § 7 og offentlighetsloven).

§ 13 a nr. 1 og forholdet til § 13 b nr. 1

Unntaket fra taushetsplikten etter § 13 a nr. 1 gjelder uten hensyn til om den opplysningen gjelder, er part i en forvaltningssak. Forvaltningens rett til å gi opplysninger etter § 13 a nr. 1 er begrenset til opplysninger om den personen som opplysningen direkte gjelder. Begrepet "direkte gjelder" omfatter opplysninger som samtidig gjelder flere enn den som har satt frem kravet. Opplysningene om forholdet mellom to personer kan f.eks. gis den ene selv om det derved nødvendigvis blir røpet tilsvarende personlige forhold for den andre.

Når det gjelder unntaket fra taushetsplikten i § 13 b nr. 1, gjelder bestemmelsen forvaltningsorganets adgang til å gi opplysninger til sakens parter. Forvaltningsorganet kan etter denne bestemmelsen i tillegg gi opplysninger som ikke gjelder parten selv, så lenge de er opplysninger i hans sak.

Den som mottar opplysninger som også gjelder andre personer etter § 13 a nr. 1 har ikke taushetsplikt for disse opplysningene, i motsetning til når han mottar opplysningene som part, jf. § 13 b nr. 2. Som part kan han bare bruke opplysningene til det formål de er innhentet for, ut over dette er parten pålagt taushetsplikt om opplysninger han har mottatt om andre personer, se § 13 c første ledd.

Frykt for at den som har fremsatt krav om opplysninger vil publisere disse til skade for andre bør tillegges vekt når forvaltningen vurderer om vedkommende skal få adgang til opplysninger etter § 13 a nr. 4 som også gjelder andre og som han ikke har krav på. Finner forvaltningen at det foreligger slik fare kan det benytte sin taushetsrett og avslå anmodningen om innsyn.

Samtykke

Taushetsplikten oppheves ved samtykke fra den opplysningene angår. Taushetsplikten oppheves imidlertid bare så langt samtykket gjelder.

Loven stiller ikke formkrav til samtykket. Selv om det ikke kreves skriftlighet, må det oppstilles krav om at samtykke må gis uttrykkelig. Erklæringer om at opplysninger skal utleveres med mindre vedkommende ikke protesterer innen en bestemt frist, kan således ikke godtas. Av bevishensyn vil vi anbefale at trygdekontoret alltid krever en skriftlig samtykkeerklæring som vedlegges sakens dokumenter.

Samtykke må innhentes under omstendigheter som sikrer at det skjer frivillig og etter grundig overveielser hvor medlemmet har full oversikt over konsekvensene. Vedkommende må opplyses om hva samtykket innebærer, hvilke opplysninger det gjelder, hvor stor spredning opplysningene vil få og hvem som vil få opplysningene. Medlemmet har krav på forklaring i et språk han/hun kan forstå.

Foreligger det et generelt samtykke, hvor det ikke er angitt hvilke opplysninger eller dokumentet omfatter, bør man rette en forespørsel til den som har gitt samtykket for å avklare tvilsspørsmål dersom det foreligger opplysninger som det må antas at medlemmet ikke kjenner til eller ikke ønsker utlevert.

Samtykke etter § 13 a kan bare gis av "den opplysningene direkte gjelder". For personer som ikke selv har rettslig handleevne (mindreårige og umyndiggjorte) kan det reises spørsmål om hvem som kan gi samtykke på deres vegne.

Spørsmålene er ikke fullt ut lovregulert, men vergemålsloven, barneloven og legeloven gir en viss veiledning. For mindreårige og umyndiggjorte er det vergen som i utgangspunktet kan samtykke jf. vergemålsloven § 38 jf. § 40. Det må imidlertid vurderes om opplysningene gjelder rent økonomiske forhold eller er av mer personlig art, f.eks. legebehandling, diagnoser o.l. Det er mulig at legeloven § 32 bør anvendes analogisk på denne type opplysninger. Etter legeloven § 32 skal foreldre og foresatte gi samtykke hvis den opplysningen gjelder er under 16 år. Men hvis vedkommende er mellom 12 og 16 år, skal også hans egen mening høres.

Sosialtjenesteloven § 8-8 har en viktig begrensning i foreldrenes kompetanse til å gi samtykke til frigivelse av opplysninger. I bestemmelsen heter det:

"Dersom barnets interesser tilsier det, kan fylkesmannen eller departementet bestemme at opplysninger skal være undergitt taushetsplikt, selv om foreldrene har samtykket i at de gjøres kjent".

Departementet eller fylkesmannen kan med hjemmel i denne bestemmelsen bestemme at opplysninger sosialtjenesten sitter inne med ikke skal frigis til f.eks. massemedia, selv om foreldrene ønsker dette. Folketrygdloven har ikke en lignende bestemmelse, men i slike saker kan det etter en konkret vurdering være aktuelt å innhente eldre barns uttalelse på forhånd.

Ved delt foreldremyndighet er begge foreldrene verge. Det bør innhentes uttalelser fra den av foreldrene som har den daglige omsorgen, før opplysninger om barnets trygdesak og helseforhold utleveres til den andre part. Dersom foreldrene ikke er enige bør barn mellom 12 og 16 få uttale seg, mens eldre barn selv må kunne bestemme.

Utlevering av opplysninger til forsikringsselskap

For utlevering av opplysninger til forsikringsselskap se rundskrivet(Hovednummer 30) til arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7 om taushetsplikt og avsnittet om "opplysninger til forsikringsselskap."

§ 13 a nr. 2 - anonymisering av taushetsbelagte opplysninger og taushetsbelagte opplysninger om avdøde personer

Dersom behovet for beskyttelse må anses ivaretatt ved at de aktuelle opplysningene gis i statistisk form eller individualiserende kjennetegn utelates på annen måte, kan opplysningene brukes uten hinder av taushetsplikten jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 2.

En konkret sak kan anonymiseres ved at navn, adresse og andre individualiserende kjennetegn tas bort. I mange små kommuner vil opplysninger lett kunne føres tilbake til en bestemt person selv om individuelle kjennetegn er utelatt. Da kan anonymiseringsformen ikke brukes. Arbeids- og velferdsdirektoratet legger til grunn at opplysninger som omfatter et antall på tre eller færre innen en gruppe innebærer fare for at personen kan gjenkjennes. Tall på tre eller mindre i statistikker o.l. anses derfor å være taushetsbelagte.

Taushetsplikten bortfaller ikke når den som har krav på taushet er død. Det vil heller ikke være tilstrekkelig å innhente arvingenes samtykke hvis det skulle være noen tvil om hva avdøde ville ha ønsket.

Spørsmålet vedrørende taushetsplikt i forhold til personlige opplysninger om avdøde personer oppstår vanligvis i forbindelse med rettssaker, og da som oftest i skiftesaker der det f.eks. er reist tvil om avdødes mentale tilstand ved opprettelse av testament. Arbeids- og velferdsetatens tjenestemenn vil ofte ha et nærmere kjennskap til avdøde. Hvis de ønskede opplysningene ikke kan gis etter forvaltningsloven §§ 13 a og 13 b, vil man måtte forelegge spørsmålet om å løse vitnet fra taushetsplikten for Arbeids- og velferdsdirektoratet ved Arbeids- og velferdsdirektørens sekretariat, Juridisk seksjon.

§ 13 a nr. 3 - opplysningene er alminnelig kjent eller tilgjengelige andre steder, forholdet til pressen

Det offentliges taushetsplikt er begrenset hvor "ingen berettiget interesse tilsier" hemmelighold. Som eksempel på dette nevner loven at opplysningene er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder.

Det bør vises forsiktighet med anvendelsen av bestemmelsen ut over de helt opplagte tilfellene. Som eksempel kan nevnes en sak hvor medlemmet selv har tatt initiativ til presseomtale av saken. I slike tilfeller taler mye for at ingen berettiget interesse tilsier at trygdeetaten skal være forpliktet til å holde tilbake enhver opplysning i forhold til pressen. Medlemmet har selv stilt opplysningene til disposisjon og kan da ikke forvente at arbeids- og velferdsetaten ikke skal kunne gi noen form for kommentarer på grunn av sin taushetsplikt. Dersom de opplysningene som er fremkommet er feil og derved setter forståelsen av reglene og administrasjonens håndtering av reglene i et galt lys, kan det være nødvendig at etaten gjør kjent at de opplysningene som er kommet frem er misvisende. Det kan redegjøres nøytralt for regelens innhold og etatens praksis - uten at den konkrete saken kommenteres.

Er det medlemmet selv som har brakt opplysningene til media, og det er fremsatt injurier eller andre grove beskyldninger, kan det være nødvendig i noen grad å korrigere de fremsatte beskyldningene. Det kan i slike saker være nødvendig å gi ytterligere opplysninger. Det skal mer til å oppheve taushetsplikten etter § 13 a nr. 3 for spesielt følsomme opplysninger enn alminnelige, men likevel taushetsbelagte opplysninger. Arbeids- og velferdsetaten må forholde seg til en svært uensartet gruppe personer, noen vil i tillegg ha svekket dømmekraft. Vi må derfor i en viss grad være forberedt på at enkelte velger å la sinne og frustrasjon komme til uttrykk i media. For å sikre at etatens utspill i media ikke er basert på sårede følelser, men en objektiv vurdering av behovet for korreksjon, vil vi anmode det organ i etaten som er utsatt for slik "mediastorm" å ta kontakt med overordnet organ og kommunikasjonsstaben og drøfte saken.

Loven åpner også i prinsippet for adgang til å oppheve taushetsplikten i tilfeller hvor opplysningene er kommet ut på annen måte enn gjennom den som har krav på taushet. Her bør det nok vises større tilbakeholdenhet. Har opplysningene som har kommet ut ført til at saken har kommet i et skjevt lys, slik at korreksjon er nødvendig, kan det likevel tenkes at taushetsplikten kan oppheves. Momenter i vurderingen kan være hvor følsomme opplysningene er, hvor bredt kritikken mot det offentlige har spredt seg og hvor usaklig anklagene er.

§ 13 b (begrensninger av taushetsplikten ut fra private eller offentlige interesser) 1)

Generelt

Bestemmelsen inneholder prinsipielt to sett unntak fra taushetsplikten: For det første et unntak til fordel for partene og deres representanter (fullmektiger) i første ledd nr. 1, for det andre et unntak til fordel for forvaltningen selv. Forvaltningens mulighet til selv å gjøre bruk av opplysningene er uttømmende regulert i denne bestemmelsen, bortsett fra de tilfelle hvor andre myndigheter med hjemmel i loven er gitt adgang til å innhente opplysninger fra Arbeids- og velferdsetaten.

§ 13 b første ledd nr. 1 - begrensninger i taushetsplikten overfor partene - utlevering av opplysninger til andre på partens vegne

Behovet for bestemmelsen i tillegg til § 13 a nr. 1 ligger dels i partens egeninteresse av å kjenne til alle opplysninger organet har i hans sak, uansett om opplysningene ikke direkte gjelder han selv. Bestemmelsen ivaretar også forvaltningsorganets behov for å legge frem opplysninger for partene under saksforberedelsen for å bekrefte eller avkrefte forskjellige opplysninger de sitter inne med om parten, jf. forvaltningsloven § 17.

§ 13 b nr. 1 gir adgang til å gi opplysninger i alle forvaltningssaker, ikke bare i saker om enkeltvedtak. Men det må foreligge en "sak" og minst en "part". Opplysningene må ha tilknytning til den aktuelle saken. Det er ikke tilstrekkelig at den det angår har andre saker for forvaltningen som ikke står i forbindelse med opplysningene.

Etter lovendring på bidragsområdet fra 1. oktober 2003 regnes alle involverte i avgjørelsesprosessen for å være parter der det skal foretas en forholdsmessig fastsettelse etter barneloven § 58, se ovenfor under forvaltningsloven § 2 e i avsnittet "Hvem er part?". Ved å anvende forvaltningslovens regler vil partene som er involvert i avgjørelsesprosessen, ha innsynsrett i hverandres saker, da taushetsplikten ikke gjelder for parter, jf. forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 1.

Etter første ledd nr. 1 kan opplysningene også gis til partsrepresentanter. Dette kan være fullmektiger etter § 12. Mindreårige, umyndiggjorte og personer med alvorlig sinnslidelse er grupper hvor vergen vil opptre som partsrepresentant. Opplysningsretten for det offentlige må her gjelde selv om den umyndige motsetter seg at opplysningene gis, dersom det gjelder en sak hvor vergen skal opptre for den det gjelder.

§ 13 b første ledd nr. 2 - opplysninger må brukes for å oppnå det formål de er innhentet for

Bestemmelsen tar i første rekke sikte på bruk av opplysninger på de forskjellige trinn i behandlingen. Det følger direkte av ordlyden at opplysningene kun brukes i forbindelse med gjennomføring, oppfølging og kontroll med at avgjørelsen er fulgt. Regelmessig vil vilkåret om formålsrealisering føre til at adgangen i praksis blir mest omfattende innen samme organ eller etat.

§ 13 b første ledd nr. 3 - spredning av taushetsbelagte opplysninger innen samme organ

Adgangen til opphevelse av taushetsplikten forutsetter for det første at opplysningene kun skal gis til tjenestemenn innen samme etat. For det annet gjelder adgangen til å distribuere opplysninger innen samme etat bare så vidt spredning av opplysningene "trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning".

Det er etter § 13 b nr. 3 en forutsetning at opplysningene bare blir tilgjengelige for de forskjellige tjenestemenn der det har sammenheng med vedkommendes oppgaver og når anonymisering eller begrensningen i adgangen til opplysningene vil reise praktiske vansker. Loven angir således direkte at opplysningen i eller avgjørelsen av en annen sak kan gi veiledning for andre saker. Derved kan det være praktisk behov for at saksbehandlere og annet kontorpersonale får adgang til å gjennomgå tidligere saker for å vurdere hva som kan være av betydning. Vi minner om at anonymisering skal brukes der det er praktisk mulig, også når en sak diskuteres innen et kontor.

§ 13 b første ledd nr. 4 - statistikk og utredning

Unntaket gjelder opplysninger som brukes til statistisk bearbeidelse. Noe annet er at også selve statistikken kan unntas fra taushetsplikten, jf. § 13 a nr. 2. Det mest praktiske er at opplysningen overlates til tjenestemenn innen etaten, men loven åpner også for at opplysningene kan gis til private til statistisk bearbeidelse. I tilfelle vil den (de) det gjelder bli pålagt taushetsplikt som sakkyndige etter § 13.

Det samme gjelder opplysninger som skal brukes til utredninger som arbeids- og velferdsetaten har behov for å løse sine oppgaver. Når det gjelder utredningsoppgaver må det i tillegg stilles som krav at utredningen må ha sammenheng med etatens målsetninger og oppgaver.

Når det gjelder bruk av taushetsbelagte opplysninger ved kontroll med forvaltningen, er det i loven ikke satt spesielle betingelser. Det vil normalt være opp til det overordnede organ å fastsette på hvilken måte det skal øve kontroll og få tilgang til taushetsbelagte opplysninger.

§ 13 b første ledd nr. 5 - opplysninger til andre forvaltningsorganer

Etter § 13 b nr. 5 er taushetsplikten etter § 13 ikke til hinder for at forvaltningsorganet gir andre forvaltningsorganer opplysninger om en persons forbindelse med organet og avgjørelser som er truffet og likeledes opplysninger ellers hvor det er nødvendig for å fremme avgiverorganets oppgaver.

Som et utgangspunkt kan vi si at § 13 b nr. 5 er den generelle regel om adgangen til å gi ellers taushetsbelagte opplysninger til andre forvaltningsorganer. Under lovbehandlingen ble bestemmelsen snevret noe inn ved at en byttet ut henvisningen til opplysninger som er naturlige for å fremme avgiverorganets oppgaver med et krav om at opplysningene skulle være nødvendige.

Ved lovbehandlingen ble det understreket at unntakene fra taushetsplikten her ikke skulle medføre noen opplysningsplikt for det organ som sitter inne med opplysninger, men en opplysningsrett.

Formålet med bestemmelsen er å åpne for spredning av opplysninger mellom organene. Adgangen til å gi opplysninger er uavhengig av om det foreligger en forvaltningssak, og det kreves ikke at opplysningene skal holdes innenfor organet eller etaten.

Adgangen til å gi opplysninger om en persons forbindelse med organet sondrer ikke etter opplysningens karakter. Det kan derfor dreie seg om taushetsbelagte opplysninger om personlige forhold etter § 13 første ledd nr. 1, men også opplysninger som røper klientforhold som må anses som personlig etter § 13 andre ledd første punktum.

Det ligger en begrensning i formuleringen "persons forbindelse med organet". Det forhold at organet fører et register hvor en person er registrert, er ikke en forbindelse av en slik karakter at den omfattes av ordningen. Opplysninger om avgjørelse som er truffet begrenser seg ikke til informasjon om personopplysninger, men omfatter også næringsopplysninger. Adgangen til å gi opplysninger begrenser seg til å bekrefte personens forbindelse med organet f.eks. å gi opplysninger om adresse, og om at det er truffet et vedtak. Vi legger til grunn at opplysninger om vedtakets innhold er taushetsbelagt.

Adgangen etter første ledd nr. 5 til å gi andre organer opplysninger ut over det som er nevnt ovenfor om en persons forbindelse med organet og avgjørelser som er truffet, er som nevnt avhengig av om det fremmer avgiverorganets oppgaver. En ytterligere begrensning ligger i lovens forutsetning om at det bare er nødvendige opplysninger som kan gis.

Det forutsettes i Innst O (1976-77) side 3 at forvaltningsloven § 13 b nr. 5. også åpner adgang til å gi opplysninger til politi og påtalemyndighet om vedtak truffet av organet, og om en person har hatt befatning med organet. En annen sak er det at første ledd nr. 5 ikke pålegger organet noen plikt til å gi opplysninger som nevnt. Det gjør derimot straffeprosessloven § 230 jf. § 118. Når det gjelder taushetsbelagte opplysninger må det gis dispensasjon fra taushetsplikten på samme måte som ved vitneprov for retten. Rikstrygdeverket avgjør spørsmålet om dispensasjon.

Forholdet til Arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7

Etter denne bestemmelsen kan Arbeids- og velferdsetaten i saker etter folketrygdloven bare gi opplysninger til andre forvaltningsorganer når det er nødvendig for å fremme etatens oppgaver. Eller for å forebygge vesentlig fare for liv eller alvorlig skade for noens helse. Arbeids- og velferdsetaten kan derfor ikke anmelde forhold eller gi opplysninger til andre myndigheter dersom dette ikke er et nødvendig ledd i etatens oppgaver etter folketrygdloven. Etatens rett til å innhente taushetsbelagte opplysninger fra andre er lovfestet i § 21-4.

Etter arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7 tredje ledd har departementet en generell adgang til å gi dispensasjon fra taushetsplikten for opplysninger til offentlige myndigheter. Denne dispensasjonsadgangen er i vedtak delegert til Arbeids- og velferdsdirektoratet. Dispensasjonsadgangen omfatter ikke opplysninger om helseforhold, misbruk av rusmidler, og seksuelle forhold.

Arbeids- og velferdsforvaltningsloven har egne bestemmelser om adgangen til å utlevere opplysninger til andre forvaltningsorganer, reglene i forvaltningsloven gjelder kun i den utstrekning arbeids- og velferdsforvaltningsloven og folketrygdloven ikke har egne regler, jf forvaltningsloven § 13 f. Arbeids- og velferdsetaten kan derfor ikke utlevere opplysninger dersom det ikke er hjemmel i § 7, eller vedkommende myndighet kan vise til egen lovhjemmel som pålegger etaten å utlevere opplysningene uten hinder av taushetsplikt.

§ 13 b første ledd nr. 6 - anmeldelse til politiet og vitneprov for retten

Bestemmelsen inneholder unntak fra taushetsplikten slik at forvaltningsorganet kan anmelde og gi opplysninger om lovbrudd til påtalemyndighet eller kontrollmyndighet. Det foreligger ingen lovbestemt plikt til å anmelde, men en adgang. Det er ingen forutsetning at lovbruddet er straffbart. Etter denne bestemmelsen oppheves taushetsplikten helt generelt for opplysninger om klientforhold og avgjørelser.

Loven stiller opp to alternative vilkår for når anmeldelse eller opplysninger om lovbrudd kan gis:

1. For det første når det er ønskelig av allmenne hensyn
2. Når forfølgning av lovbruddet har naturlig sammenheng med avgiverorganets oppgaver

Er det først ønskelig av allmenne hensyn å anmelde lovbruddet eller å gi opplysninger, kan det skje uten hensyn til om forfølgningen har naturlig sammenheng med avgiverorganets oppgaver. Det betyr at ikke bare kontrollorganer, men også tjenesteytende organer kan oppheve taushetsplikten etter dette alternativet.

Alternativet om at lovbruddet har naturlig sammenheng med avgiverorganets oppgaver skal først og fremst gi det kontrollorgan som den straffbare handlingen er rettet mot adgang til å anmelde forholdet. Det tas sikte på å gi organer som har en kontrollerende funksjon adgang til å anmelde overtredelser av den lovgivningen mv. organet skal sørge for blir respektert.

Hvilke regler gjelder for vitneforklaring for retten?

Enhver som er lovlig innkalt (stevnet) plikter å møte i retten. Når det gjelder rettens adgang til å kreve forklaring av vitnet begrenses denne av reglene i rettergangslovene.

Hvis det er tale om å kreve vitneforklaring om opplysninger som er underlagt taushetsplikt, er hovedregelen at dette ikke kan skje uten at kompetent myndighet har samtykket, eller retten ved kjennelse har bestemt at vitneforklaring skal gis selv om samtykke er nektet. Reglene er gitt i tvisteloven § 22-3 for sivile saker og i straffeprosessloven § 118 i straffesaker.

Hvis det i samtykket eller kjennelsen ikke er bestemt noe annet, skal vitnesbyrdet bare meddeles retten og partene i møte for stengte dører og under pålegg av taushetsplikt.

Det er ifølge disse bestemmelsene departementet som skal gi samtykke som nevnt. Denne myndighet er imidlertid delegert til Arbeids- og velferdsdirektoratet.

Det er rettens ansvar å påse at reglene blir overholdt. Den som blir stevnet som vitne eller blir bedt om å møte, må gjøre retten oppmerksom på sin taushetsplikt, slik at Arbeids- og velferdsdirektoratet kan få seg forelagt spørsmålet om hvorvidt vedkommende skal kunne avgi vitneforklaring uten hensyn til taushetsplikten.

Reglene gjelder vitneforklaringer som skal avgis i rettsmøte - hovedforhandling eller bevisopptak. Det er viktig å merke seg at reglene også får anvendelse på taushetsbelagte opplysninger i dokumenter som kreves fremlagt i retten som bevis, jf. tvisteloven § 22-3 og straffeprosessloven §§ 204 og 205.

Sivile saker - plikt til å møte i retten og samtykke fra den opplysningen gjelder

I sivile saker - ofte mellom medlemmet og hans forsikringsselskap vil det ofte komme en anmodning fra medlemmets advokat om å avgi vitneprov i retten, uten at det foreligger en formell stevning. I slike saker er det opp til den som har mottatt anmodningen å avgjøre om han ønsker å avgi vitneprov - det foreligger således ingen plikt, medlemmets advokat må imidlertid varsles i god tid slik at han om nødvendig kan få en formell vitnestevning fra retten.

Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysninger i en forvaltningssak gjøres kjent for andre enn partene i saken, dersom de som har krav på taushet samtykker, jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 1. Dette innebærer at taushetsbelagte opplysninger kan gis i vitneforklaringer dersom slikt samtykke foreligger. Samtykke fra den eller de som har krav på taushet erstatter i utgangspunktet Arbeids- og velferdsdirektoratets samtykke. Foreligger det opplysninger som NAV kontoret vet medlemmet ikke kjenner til etter forvaltningsloven § 19, omfatter samtykket ikke disse opplysningene. I slike saker må det derfor innhentes samtykke fra direktoratet på vanlig måte.

Når den som kunne gitt samtykke er død, må det innhentes samtykke fra Arbeids- og velferdsdirektoratet jf. tvisteloven § 22-3 og straffeprosessloven § 118.

Politiets rett til å oppta forklaringer

Politiet kan med hjemmel i straffeprosessloven § 230 oppta forklaring av offentlig tjenestemann. Når det gjelder opplysninger underlagt taushetsplikt vises det til straffeprosessloven § 118. Dette innebærer at opplysninger til politiet i saker som ikke tidligere er anmeldt av trygdeetaten, må behandles på samme måte som vitneprov til retten. Departementets adgang til å gi samtykke er som tidligere nevnt delegert til Arbeids- og velferdsdirektoratet. Når det gjelder saker som er anmeldt av Arbeids- og velferdsetaten er det i forvaltningsloven § 13b nr. 5 gjort unntak fra taushetsplikten.

§ 13 b andre ledd - partens rett til bruk av opplysninger - taushetsplikt og straffebestemmelser

§ 13 b andre ledd første punktum - partsoffentlighet og begrensinger i retten til å bruke opplysninger det er gitt innsyn i

Parten og hans representant er etter denne bestemmelsen pålagt en begrenset taushetsplikt, ved at opplysninger kun kan brukes "i den utstrekning det er nødvendig for å ivareta partens tarv i saken".

Regelen i andre ledd første punktum åpner selvsagt for at opplysningene brukes i forbindelse med partens kontakt med organet eller andre organer som kan komme inn under saksbehandlingen. Han må også kunne bruke opplysningene dersom han ønsker å kontakte fagfolk utenfor organet som han ønsker assistanse av under saksbehandlingen. Derimot kan det ikke være anledning til å gi opplysninger til presse eller media, med mindre opplysningene kun gjelder parten selv, se § 13 a nr. 1.

§ 13 b andre ledd andre punktum - forvaltningens plikt til å gjøre oppmerksom på begrensningene i partens rett til å bruke opplysningene

Bestemmelsen pålegger forvaltningsorganet å gjøre parten og hans representant oppmerksom på taushetsplikten etter første punktum. Bestemmelsen er nødvendig fordi parten etter reglene om partsoffentlighet har krav på opplysninger om andre personer hvis opplysningene inngår i hans "sak", noe som f.eks. vil være tilfelle i alle bidragssakene.

Bestemmelsen må ses i sammenheng med den alminnelige plikten til å informere om taushetsplikten som er gitt i § 13 c og § 13 e tredje ledd andre punktum.

Underretningen om taushetsplikten kan gis både skriftlig og muntlig, men av hensyn til senere bevis bør den være skriftlig - se nedenfor om straffeansvar. Partens taushetsplikt foreligger uansett om det er gitt underretning eller ikke, men det vil få betydning ved den strafferettslige vurderingen.

§ 13 b andre ledd tredje punktum - forvaltningens rett til å pålegge taushetsplikt overfor vitner o.l.

Forvaltningsorganet kan pålegge vitner taushetsplikt når de uttaler seg til organet. Bestemmelsen tar sikte på å gjøre det mulig å gardere seg mot at vitner o.a. som kommer i kontakt med organet og derved får bakgrunnsinformasjon, eller i form av at spørsmål fra forvaltningen, lekker ut med opplysninger.

§ 13 b andre ledd fjerde punktum - straffebestemmelse

Overtredelse av taushetsplikten kan straffes etter straffeloven § 121, dersom den det gjelder er gjort oppmerksom på at overtredelsen kan få slik følge. Dette innebærer at straff ikke kan idømmes bare fordi vedkommende er blitt varslet om taushetsplikten, han må også ha blitt varslet om at overtredelse kan føre til straff.

§ 13 c (informasjon om taushetsplikt, oppbevaring av opplysninger undergitt taushetsplikt)

§ 13 c første ledd - informasjon om taushetsplikten

Bestemmelsens første ledd fastsetter en generell plikt for forvaltningsorganet (NAV) til å sørge for at taushetsplikten blir kjent for dem den gjelder og at brudd på taushetsplikten er belagt med straffeansvar.

Denne generelle plikten til å gi informasjon suppleres av den særlige plikten etter forvaltningsloven § 13 b andre ledd om plikt til å opplyse parter, partsrepresentanter og vitner om at taushetsbelagte opplysninger de har fått i medhold av forvaltningsloven § 13 b nr. 1 bare må brukes for å ivareta partens tarv i saken.

Arbeids- og velferdsetaten har utarbeidet et eget skjema for taushetserklæring for etatens tjenestemenn, som også benyttes når oppdragstakere og forskere får innsyn i taushetsbelagte opplysninger.

§ 13 c andre og tredje ledd - oppbevaring og kassering

Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal oppbevares på en betryggende måte. Hva som skal anses som betryggende vil variere. Det er opplysningenes følsomhetsgrad som avgjør hvilke sikkerhetstiltak som bør benyttes. Dokumenter må oppbevares i arkiver som uvedkommende ikke har adgang til og som er plassert slik at det lett kan kontrolleres at dokumentene får stå i fred.

§ 13 d (opplysninger til bruk for forskning)

[Endret 12/10]

Forvaltningsloven § 13 d har regler om adgangen til å gi opplysninger til forskere, og forvaltningsloven § 13 e regulerer forskeres taushetsplikt. Forvaltningslovens bestemmelser tar sikte på at opplysninger skal kunne gis i forbindelse med forskning. Derimot gir bestemmelsene ikke hjemmel for at slike opplysninger skal gis som grunnlag for oppgaveskrivning til bruk i rent undervisningsøyemed. Hvis det er tale om å bruke opplysninger belagt med taushetsplikt i forbindelse med undervisning, kan dette bare skje dersom vedkommende klient samtykker.

Etter forvaltningsloven § 13 d første ledd kan fagdepartementet, dvs. Arbeidsdepartementet, i saker på Arbeids- og velferdsdirektoratets område bestemme at et forvaltningsorgan kan eller skal gi opplysninger til bruk for forskning, uten hensyn til taushetsplikten. Departementet har i forskrift av 30.06.2006 nr. 735 delegert denne myndigheten til Arbeids- og velferdsdirektoratet for så vidt gjelder opplysninger i saker på Arbeids- og velferdsdirektoratets ansvarsområde.

AID er fagdepartement i saker etter folketrygdloven, og Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) i bidrags- og farskapssaker.

Saksbehandling

En søknad om dispensasjon for bruk av taushetsbelagte opplysninger i forskningsøyemed må inneholde følgende opplysninger:

En kort redegjørelse for undersøkelsen med angivelse av hvem som er prosjektansvarlig, veileder og hvordan veiledningen skal foregå, samt hvilke personer som skal gjennomføre undersøkelsen og deres faglige bakgrunn.

Det må også gå frem av søknaden:

• hvilke taushetspliktbestemmelser det søkes dispensasjon fra og hvilke organer som blir berørt av prosjektet
• typen klientopplysninger som vil bli brukt og mengden av opplysninger som ønskes innhentet
• fremgangsmåten ved datainnsamlingen; eksempelvis om det vil bli foretatt undersøkelse av saksdokumenter/arkiv, samtale med ansatte, deltakelse i møter, eventuelt i kommunale organer, deltakelse som observatør ved klientbehandling eller intervju med klienter.
• hvordan forskeren skal bruke opplysninger, eksempelvis om det skal lages en avhandling, eller en rapport.
• hvordan opplysningene vil bli oppbevart under og etter undersøkelsen, eventuelt tilintetgjort.

Som regel forlanges det at slike opplysninger skal fremgå av en rapport som redegjør for prosjektet. Dessuten ønsker departementet uttalelser fra den eller de institusjoner, kontorer, styrer eller utvalg som prosjektet skal innhente opplysningene fra.

Dersom det i forskningsarbeidet er aktuelt med kontakt mellom forsker og klient, må opplegget være slik at kontakten bare kommer i stand etter at arbeids- og velferdsetaten har innhentet samtykke hos klienten. I de forskningsprosjekter der det er nødvendig å samle inn og systematisere personopplysninger, slik at den enkelte person kan gjenfinnes i materialet, må det søkes Datatilsynet om konsesjon/melde til Datatilsynet for å opprette personregister. Se rundskriv for Personopplysningsloven Hovednummer 83.

Når det gjelder rene spørreskjemaundersøkelser, skal det søkes dispensasjon fra taushetsplikten, selv om det er arbeids- og velferdsetaten som står for utsendelsen. Etaten bruker her opplysningene om medlemmene til andre formål enn de er innhentet for.

§ 13 e (forskeres taushetsplikt)

Kommentar

Forvaltningsloven § 13 e pålegger taushetsplikt for enhver som utfører tjeneste eller arbeid i forbindelse med en forskningsoppgave som et forvaltningsorgan har støttet, godkjent eller gitt taushetsbelagte opplysninger til. For å sikre at forskere gjøres kjent med denne taushetsplikten, settes det som vilkår for departementets samtykke at forskere undertegner en taushetsplikterklæring med henvisning til denne bestemmelsen, hvor det også går frem at brudd på taushetsplikten, eller fastsatte vilkår etter forvaltningsloven § 13 d andre ledd, straffes etter straffeloven § 121.

Det er viktig at forskerne er klar over at de ikke bare har taushetsplikt om de opplysninger de får fra arbeids- og velferdsetaten, men at de også har taushetsplikt overfor arbeids- og velferdsetaten når det gjelder opplysninger de får fra klienter som det er formidlet kontakt til, jf. forvaltningsloven § 13 c første ledd nr. 3.

I de tilfeller forskere opptrer i rollekombinasjonen saksbehandler og forsker, vil det kunne oppstå avgrensningsproblemer. De opplysningene forskeren får i det forvaltningsorganet hvor han er ansatt som saksbehandler, vil være taushetsbelagt i henhold til de taushetspliktreglene som gjelder for vedkommende organ.

I forbindelse med rollekombinasjonen forsker/saksbehandler kan det oppstå problemer når en forsker får klientopplysninger han ikke ville ha fått som saksbehandler. Det kan dreie seg om særdeles følsomme opplysninger om f.eks. kriminalitet. Dette er opplysninger som det kan være vanskelig å se bort fra som saksbehandler. Som saksbehandler kan han ikke benytte taushetsbelagte opplysninger fra prosjektet i sitt arbeid.

I prosjektet kan de taushetsbelagte opplysningene bare brukes så langt som det er nødvendig for det konkrete forskningsarbeidet og i samsvar med de vilkår som måtte være fastsatt av departementet. Dersom resultatet av forskningsarbeidet skal publiseres eller brukes på annen måte, gjelder forvaltningsloven § 13 a nr. 2 tilsvarende. Det vil si at opplysningene må gis i statistisk form eller på annen måte anonymiseres slik at opplysningene ikke kan personidentifiseres. I arbeids- og velferdsetaten regnes opplysninger som angir et antall innen en bestemt gruppe på tre personer eller færre som personidentifiserbare.

§ 13 f (bestemmelser om taushets- og opplysningsplikt m.m. i andre lover)

§ 13 f første ledd - forholdet mellom regler om taushetsplikt i særlovgivningen og forvaltningsloven

Det fremgår av bestemmelsen at forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder som utfyllende regler til taushetsbestemmelser i spesiallovgivningen. Med formuleringen "i lov eller i medhold av lov" siktes det til lovbestemte unntak og til tilfelle hvor særloven selv bestemmer at forskrift gitt i medhold av den skal gå foran forvaltningsloven.

Bestemmelsen regulerer kun forholdet til taushetsbestemmelser som er gitt av hensyn til private interesser. Når det gjelder forholdet til offentlige og administrative interesser kan forvaltningsloven anvendes analogisk så langt den passer.

§ 13 f omfatter etter dette bare interesser av samme type som nevnt i § 13 første ledd nr. 1 og 2. Dette er opplysninger om private personers personlige forhold og drifts- og forretningsforhold.

§ 13 f andre ledd - konflikt mellom reglene om taushetsplikt og regler om rett og plikt til å gi opplysninger

Bestemmelsen gjelder for alle regler om taushetsplikt og opplysningsplikt. Det betyr at den ved siden av forvaltningslovens regler også gjelder for regler i særlovgivningen om plikt eller rett til å gi opplysninger. Det sondres ikke mellom taushetspliktregler som verner offentlige eller private interesser, ei heller i forhold til yrkesmessig taushetsplikt.

Som foran nevnt regulerer bestemmelsen konflikten mellom reglene om taushetsplikt og regler om rett eller plikt til å gi opplysninger. Konflikten er bare aktuell dersom bestemmelsen om taushetsplikt må forstås slik at den også skal gjelde overfor den person eller instans som søker opplysninger. Taushetsplikten går da som utgangspunkt foran rett eller plikt til å gi opplysninger. For at taushetsplikten skal vike, krever loven at bestemmelsen om å gi opplysninger fastsetter eller klart forutsetter det.

Særlovgivning som gir andre myndigheter adgang til å innhente taushetsbelagte opplysninger fra arbeids- og velferdsetaten

Noen myndigheter er i særlovgivningen gitt rett til å innhente opplysninger uten hinder av avgiverorganets taushetsplikt. Barneloven § 10 er et eksempel på en slik lovhjemmel. Det organ som ønsker opplysninger må selv kunne opplyse om lovhjemmel eller dispensasjonsvedtak som gir rett til å få opplysningen.

Vær oppmerksom på at det i noen lover er gitt en rett til å innhente opplysninger, uten at det samtidig i lovteksten står "plikt til å gi opplysninger uten hinder av lovbestemt taushetsplikt". En slik bestemmelse pålegger kun arbeids- og velferdsetaten å gi opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt. Taushetsbelagte opplysninger kan da bare utleveres dersom mottakeren har gitt samtykke, eller det er gitt dispensasjon fra taushetsplikten, jfr. NAV-loven.

Videre kan plikten til å gi opplysninger uten hinder av taushetsplikten være avgrenset til nærmere opplistede opplysninger. Før opplysningene utleveres bør Arbeids- og velferdsetaten alltid undersøke den bestemmelsen som påberopes, og forsikre seg at bestemmelsen omfatter alle de opplysningene som ønskes.

Opplysningene skal i utgangspunktet gis skriftlig, men kan også gis over telefonen dersom mottakeren er kjent fra tidligere samarbeid. Det sikreste er imidlertid at arbeids- og velferdsetaten selv finner frem til telefonnummeret og ringer tilbake.

Opplysninger med hjemmel i lov

Nedenfor følger eksempler på særlover som gir andre organer hjemmel til å innhente opplysninger uten hinder av arbeids- og velferdsetatens taushetsplikt.

• Barneloven

• Sosialtjenesteloven
• Opplysninger til Statens innkrevingssentral jf. straffeprosessloven av 22. mai 1981 nr. 25 § 456
• Lov om Statens Pensjonskasse
• Lov om pensjonsordning for apotekeretaten
• Lov om pensjonsordning for sykepleiere
• Lov om pensjonstrygd for sjømenn
• Lov om statsgaranti for lønnskrav
• Lov om statens lånekasse.

• Lov om folkeregistre

Opplysninger uten uttrykkelig hjemmel i lov

En del andre bestemmelser pålegger arbeids- og velferdsetaten plikt til å gi opplysninger, uten at det i lovteksten sies at denne plikten gjelder "uten hinder av taushetsplikt". Som nevnt ovenfor følger det av forvaltningsloven § 13 f siste alternativ at lovbestemt taushetsplikt må vike der plikten til å gi opplysninger klart forutsetter at taushetsplikten skal vike. Hvilke opplysninger som kan utleveres må avgjøres ut fra en konkret fortolkning.

• Lov om Stortingets Ombudsmann for forvaltningen av 22. juni 1962 nr. 8 § 7. Retten til opplysninger gjelder ikke taushetsbelagte opplysninger. Skal slike opplysninger utleveres må det foreligge samtykke fra den opplysningene gjelder, eller dispensasjon fra taushetsplikten jf. Nav-loven.
• Skattebetalingsloven: lov av 21. nov 1952 nr. 2 § 46. Trygdeetaten må som arbeidsgiver gi de opplysningene som er nødvendige for at ligningssjefen skal få fastsatt og regulert forskottstrekk og forskottsskatt, likeledes for at skatteoppkreveren skal få utferdiget pålegg om trekk av restanser.
• Bidragsinnkrevingsloven: Lov av 29. april 2005 nr. 20 § 21. Arbeids- og velferdsetaten må som arbeidsgiver gi opplysninger om utbetalte beløp og løpende trekk.
• Lov om samordning pensjons- og trygdeytelser av 6. juli 1957 nr. 26 § 24 andre ledd jf. § 27 med tilhørende forskrifter. Etter folketrygdloven § 25-9 har arbeids- og velferdsetaten plikt til å gi tjenestepensjonsordninger og forsikringsselskaper opplysninger om forventet arbeidsinntekt.
• Lov om arbeidsmarkedstiltak § 19.
• Sosialtjenesteloven av 13 des 1991 § 8-5. Opplysninger som er underlagt taushetsplikt kan ikke utlevere etter denne bestemmelsen.
• Lov om verneplikt av 17. juli 1953 nr. 29 § 46.
• Lov om heimevernet av 17. juli 1953 nr. 28 § 29.
• Lov om sivilforsvaret av 17.juli 1953 nr. 9 § 2.
• Lov om utlendingers adgang til riket og deres opphold her (Utlendingsloven) av 24. juni 1988 § 45.

Opplysninger til politiet og påtalemyndigheten

• Overfor politiet har man ingen generell opplysningsplikt. Offentlige tjenestemenn og andre som handler på vegne av stat eller kommune plikter likevel å gi forklaring om forhold som de er blitt kjent med i sin stilling eller sitt verv, dersom dette kan skje uten å krenke taushetsplikt de har etter lov, forskrift eller instruks, jf. straffeprosessloven § 230. Her gjelder altså en opplysningsplikt, men bare for opplysninger som ikke er taushetsbelagte. Det er arbeids- og velferdsetaten, og ikke politiet, som må ta standpunkt til om opplysninger er taushetsbelagt. Vi gjør spesielt oppmerksom på at det forhold at opplysningen i visse sammenhenger er unntatt fra taushetsplikt, f.eks. i forbindelse med samarbeid med andre organer, ikke gjør den taushetsfri i forhold til straffeprosessloven § 230.

§ 14 (saksforberedelse og klage ved pålegg om å gi opplysninger)

Generelt

Forvaltningsloven § 14 gir nærmere regler om klagerett ved pålegg om å gi opplysninger og anvisning på hvilke saksbehandlingsregler som ellers skal gjelde ved slike pålegg.

Bestemmelsen gir bare regler om klage og saksbehandlingen hvor myndighetene i medhold av andre lovregler har hjemmel til å kreve opplysninger. At § 14 ikke i seg selv gir hjemmel for å kreve opplysninger, ble klart presisert ved lovbehandlingen og følger også av ordlyden.

Ingen plikter å gi opplysninger uten at arbeids- og velferdsetaten har hjemmel i lov til å kreve opplysningene. Dette følger av legalitetsprinsippet.

Saksbehandling ved pålegg om å gi opplysninger

Etter § 14 skal hjemmelen for pålegget alltid angis når noen blir pålagt å gi opplysning. Plikten til å vise til den formelle hjemmel krever at det direkte er tale om pålegg om å gi opplysning eller at det i hvert fall med rimelighet etter forholdene oppfattes slik.

Man har imidlertid ikke plikt til å oppgi den skjønnsmessige begrunnelsen for pålegget. Videre er det ikke noe krav om at pålegget/hjemmelen skal gis skriftlig, selv om at dette ofte vil være naturlig.

Vedkommende som pålegges å gi opplysninger, skal "gjøres oppmerksom på klageadgangen". Også dette må oppfattes som en ubetinget plikt for forvaltningen på linje med plikten til å opplyse om hjemmelen for pålegget.

Klagerett ved pålegg om å gi opplysninger

Etter § 14 kan den som blir pålagt å gi opplysninger klage over avgjørelsen, men bare på det grunnlag at han ikke har plikt eller lovlig adgang til å gi opplysningene.

Det må antas at parten kan påberope seg at organet mangler hjemmel til å kreve opplysninger på grunn av offentlig eller privat taushetsplikt. Arbeids- og velferdsetaten har imidlertid en vid adgang til å kreve taushetsbelagte opplysninger etter folketrygdloven § 21-4.

Videre kan parten hevde at pålegget ikke er gyldig som forvaltningsvedtak (f.eks. på grunn av saksbehandlingsfeil eller fordi det bygger på utenforliggende hensyn).

Derimot vil parten neppe ha klagerett over påleggets innhold for så vidt dette er innenfor det organet har hjemmel til å kreve og vedtaket ellers er lovlig. Parten har således ikke krav på at klageorganet vurderer om pålegget er nødvendig og rimelig.

Klagen etter § 14 må fremsettes straks dersom den pålegget angår er til stede - ellers innen tre dager. Klagen kan være muntlig.

Oppsettende virkning

Utgangspunktet etter § 14 er at klage over et pålegg om å gi opplysninger, har oppsettende virkning. Det betyr at den pålegget er rettet til, ikke er pliktig til å oppfylle pålegget før denne klagen er behandlet. Myndighetene kan heller ikke gjennomføre pålegget ved makt (f.eks. beslaglegge dokumenter ved politiets hjelp) før klagen er avgjort og eventuelt forkastet.

Loven gir imidlertid unntak hvor det er påtrengende nødvendig at opplysningene gis straks.

Arbeids- og velferdsetatens særlige hjemler for å kreve opplysninger

Folketrygdloven §§ 21-4 og 21-5 gir hjemmel for å innhente opplysninger fra bestemte instanser uten hinder av eventuell taushetsplikt for behandlingen av trygdesaker. Se rundskriv til disse bestemmelsene.

Dersom det er aktuelt å innhente slike opplysninger, skal altså hjemmelen for dette i folketrygdloven oppgis overfor den opplysningen kreves fra.

Bestemmelsen må også ses i sammenheng med utredningsplikten i forvaltningsloven § 17 som bestemmer at NAV kontoret skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Når det gjelder opplysninger fra de som fremsetter krav eller mottar en ytelse, reguleres deres opplysningsplikt av §§ 21-3 og 21-6. Se rundskriv til disse bestemmelsene.

§ 15 (fremgangsmåten ved granskning)

Vi antar at bestemmelsen vil være lite relevant for arbeids- og velferdsetaten, og har derfor ikke funnet det nødvendig å kommentere den.